「なぜ、うちの会社はこんなにデジタル化が遅れているのだろう」
そう感じたことがある方は多いのではないでしょうか。
近年、効率良く仕事を進めるためのツールはとても多く作られています。
それでも職場が非効率のままデジタル化が進まない会社は少なくありません。
長年総務の現場にいた立場から見ると、そこには“技術”よりも“感情”の問題があると感じています。
デジタル化が進まないのは個人の感情が大きい――ここが意外と見落とされがちです。
1つ目：デジタルツールへの「難しい」という意識のハードル
一つ目は、デジタルツールに対しての「難しい」「ややこしい」という意識のハードルです。
普段から自宅や個人的にデジタルツールを探したり利用している人にとってはまったく抵抗がありません。
しかし、便利な機能に触る機会がない人にとっては、とにかく難しく感じるものです。
つまり、デジタルツールは個人の「興味」の有無によって導入の積極性が変わってきます。
触れる機会の差が温度差を生む
触れたことがある人は「便利だよ」と言い、触れたことがない人は「面倒そう」と言う。
この会話のすれ違いが、デジタル化が遅れている職場では日常的に起きています。
2つ目：劇的に便利になった体験が少ない
二つ目は、便利なツールを触って劇的に効率が良くなった体験が少ないため、意識が低いことです。
例えばキャッシュレスでのQRコード決済。
paypayやd払いなどを使い、現金を持ち歩く機会が少なくなった人も多いでしょう。使ってみると、その便利さに気付きます。
いまだに現金主義の人にとっては、その便利さを体感する機会がありません。
同じように、会社でも「使ってみた」経験がないと、便利なデジタルツールが世の中には多いという発想になりにくく、どうしても後ろ向きになります。
大事なことは、ツールをとりあえず使ってみることです。
3つ目：導入には莫大な費用がかかるという思い込み
三つ目が、導入するには莫大な費用がかかるという意識です。
多くのデジタルツールには「無料お試し期間」が設定されています。
それにも関わらず、「導入には費用がかかる」と先に費用を考えがちです。
電話の音声案内の自動化や契約書の電子化など、社員の手間になっている部分がどれくらいの費用で減らせるのか。
そして、削減できた時間がどれくらい生まれるのか。そこまで考える前に止まってしまいます。
触ってから費用を考えても遅くない
こうしたデジタル化を進めるためには、とにかく触ってみること。
触ってみて、その機能や会社にとってのメリットと費用を考えても十分間に合います。
「無料お試し期間」をうまく使って導入ハードルを下げる。
情報をキャッチしたら、最初は一般社員でも総務社員でも、上司や同僚に雑談程度で話をするくらいで良いのです。
デジタルツールに興味を持つ人が一人いるだけで、「そんなツールがあるのか」と周りの空気は少し変わります。
総務としていくつかのツールを導入し運用してきましたが、実際に使えるようになると、導入前の非効率さがはっきり見えるようになります。
そして「他にも見直せる業務があるのでは？」という視点が自然と生まれます。
職場のデジタル化が進まない理由は、決して能力の問題ではありません。
ほんの少しの体験と、感情のハードルを下げるきっかけがあれば、流れは変わります。
焦らなくて大丈夫です。まずは、小さく触ってみることから始めてみてはいかがでしょうか。
会社の古い体質や職場環境の違和感をまとめて読む
職場のデジタル化が進まない背景には、単なるシステムの問題だけでなく、会社の文化や価値観が関係していることもあります。
こうした職場の違和感については、ルールや働き方などさまざまな視点から雑記記事で書いています。関連記事は、こちらのまとめ記事でも紹介しています。
【独り言の小まとめ】会社の古い体質とは？意味不明なルールや変わらない価値観を感じたときに思うこと
職場のデジタル化が進まない理由はITへの苦手意識？
便利なツールが増えているのに、なぜか職場のデジタル化が進まない会社もあります。
ツールの選び方だけでなく、社員の意識や職場の文化が影響しているケースも少なくありません。
職場のデジタル化が進まない理由や、反発する社員への向き合い方については、こちらの記事で具体的に解説しています。
【なぜ進まない？】職場のデジタル化が進まない理由とは？反発する社員を説得する具体的方法
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