職場には、会話が噛み合わないと感じる人が必ずいます。
話が通じなくてイライラした経験、誰しも一度はありますよね。
私も総務で20年近く働いてきた中で、こうしたやり取りを何度も経験しました。
出来る人にとっては簡単なことでも、出来ない人にとってはとても深刻な悩みになる。
それが「会話のすれ違い」です。
会話が噛み合わない原因とは
多くの場合、話し手と聞き手で同じ情報を違う視点で受け取っていることが原因です。
例えば、話し手は「この報告書をもっと使いやすくしてほしい」と思って伝えているのに、聞き手は「提出頻度を減らせばいいのか」と理解してしまうことがあります。
例えば、ある社員と総務のやり取りで言えば、
こうなると、話し手は「自分だけの判断で変更できないのに話が通じない人だな…」と感じ、やり取りが不十分な段階で結論をだすことにイライラしてしまいます。
聞き手は端的に返答しているにも関わらず、決断されないと「どうして欲しいの？」と戸惑います。
このような会話は、お互いの会話の要点や認識が一致せず、すれ違ったまま平行線になってしまいます。
話し手が意識すべきポイント
話が通じるかどうかは、話し手の伝え方で大きく変わります。
主語を明確にする
「自分なのか、他人なのか、多くの人たちなのか、会社や部署なのか」
対象をはっきりさせることで、聞き手が行動に移しやすくなります。
報告書やシステム名、トイレなど人以外にも主語を明確にすることが大切です。
目的や重要性をはっきりさせる
どの部分がどう困っているのか、なぜ改善が必要なのかを伝えると、聞き手も判断しやすくなります。
相手の経験や知識を確認する
到底できないことや理解が追いつかない内容を話しても、会話のレベルが合わず噛み合いません。
話す前に「この人にとって理解や対応は可能か」を意識するだけで、無駄なすれ違いを防げます。
質問しやすい形で伝える
「ここをどうすれば良いですか？」と相手が答えやすい形にしておくことで、誤解が減ります。
聞き手が意識すべきポイント
聞き手も、自分の主観で判断せず、相手の感情や要望を正確に理解することが重要です。
聞き手がこれを怠ると、話し手が何度も説明する羽目になりストレスが溜まります。
特に感情が先行する人は、重要ではない話に脱線してしまうことも多く仕事でのケアレスミスも増えやすいです。
すれ違いを減らすために
お互いが意識して気を付けることで、会話のストレスは大幅に減ります。
話し手は背景や要望を具体的に伝え、聞き手は主観ではなく相手の意図を把握するために確認する。
手間に感じるかもしれませんが、このひと手間が「噛み合わない会話」を防ぎます。
逆に、こうした点が自然にできる関係性ができていると、会話は最小限で済み、余計なストレスを感じずに仕事が進みます。
職場には会話がスムーズな人もいれば、把握するまで時間がかかる人もいます。
それぞれを理解し、柔軟に対応することも大切です。
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