「今日、〇〇さんが急にお休みです」
朝一番、そんな連絡が入った瞬間に現場がバタバタと慌ただしくなる……。
総務の皆さんなら、一度や二度ではない光景ですよね。
社員が休むときの連絡ルートは、会社によってさまざまです。
「直接、部署の上司に電話する」というルールも多いですが、実は私の経験上、「まずは総務が一次窓口になる」ことが、現場の混乱を最小限に抑える一番の近道だと感じています。
今回は、休みの連絡をスムーズに回し、会社全体が「お互い様」で一日を終えるためのヒントを、独り言として綴ってみます。
なぜ「直接、現場に連絡」だとバタバタするのか？
多くの会社では、直属の上司に連絡するのがマナーとされています。
一見効率が良さそうですが、実はここに落とし穴があります。
現場の責任者は、朝から現場の準備や段取りで手一杯なことが多いものです。
そんな中で欠勤の連絡を受けると、どうしても「業務の穴をどう埋めるか」という焦りが先に立ち、休む本人の詳しい状況（体調の程度や、緊急時の連絡可否など）を十分に聞き取れないまま電話を切ってしまうことがあります。
その結果、後から「あの書類の提出期限はどうなっていた？」「取引先へのアポは？」と確認事項が次々に出てきて、結局何度も本人に電話し直す……という、お互いにとって一番ストレスが溜まる状況に陥りやすいのです。
総務が「情報のフィルター」になるメリット
そこで検討してほしいのが、「連絡窓口を総務に一本化する」という方法です。
総務は、全部署の社員と関わりがある「社内のハブ」のような存在です。
第三者的な立場で落ち着いて話を聞ける総務が、まず一次情報を受け止めることで、以下のようなスムーズな対応が可能になります。
状況を素早く、丁寧に聞き取れる
体調不良なのか、事故なのか、あるいは身内の不幸なのか。
休む理由によって、会社が取るべき手続き（慶弔見舞金の準備や、必要書類の案内など）は変わります。
総務がここを最初に押さえておくことで、後からの二度手間を防げます。
「連絡が取れる時間帯」を先に確認しておく
ここが非常に重要です。
「お休み中、どうしても確認が必要な場合、何時ごろなら連絡がつきやすいですか？」と一言添えておくだけで、現場は「いつ連絡すればいいか」と悩まずに済みます。
また、逆に「今日は終日、一切連絡が取れない」という状況を知っていれば、現場は腹をくくって自力で解決する道を選べます。
「休んでいるのに仕事の連絡」は悪なのか？
ここで、どうしても避けて通れないのが「休んでいる社員に業務連絡をして良いのか」という問題です。
最近ではワークライフバランスの観点から、「休みの日に連絡をするなんて言語道断」という声も聞こえてきます。
正直、私自身も「せっかく休んでいるのだから、ゆっくりさせてあげたい」という懸念は常に持っていました。
しかし、現実は厳しいものです。
など、本人にしか分からない「情報のブラックボックス」がある場合、連絡を一切断つことで他の社員の負担が爆発的に増え、現場が崩壊してしまうこともあります。
「休んでいるのに仕事の確認をさせるのか」という疑問はどうしても付きまといますが、一方で「休むから一切仕事はしない」という姿勢が強すぎると、現場で混乱が生まれやすくなるのも事実です。
「お互い様」で一日を乗り切るために
大切なのは、どちらが正しい・悪いと決めつけることではありません。
「お互いに最小限の手間で、問題なくその日が終わること」を最優先に考えるべきだと私は思います。
誰だって急に休むことはあります。
明日は自分が行く側ではなく、待つ側になるかもしれません。
だからこそ、「お互い様」という気持ちを仕組み（連絡網）に落とし込んでおくことが、優しい職場作りへの第一歩です。
総務がその「クッション」の役割を担うことで、会社全体の朝の空気が少しでも穏やかになれば、それこそが総務の大きな貢献だと私は信じています。
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