年末年始の休暇中に事故や災害などのトラブルにあったとき、会社への連絡先は決まっていますか？
年末年始は、帰省や初詣などで普段より車を使う人が増える時期です。
その分、車の事故によって怪我をしてしまうリスクもどうしても高くなります。
「自分は気をつけているから大丈夫」と思っていても、もらい事故や突然のトラブルは防ぎようがありません。
そんなとき、ふと頭をよぎるのが 「会社には、誰に連絡すればいいんだろう？」 という不安ではないでしょうか。
総務の立場でも「休暇中に何かあった場合、社員とどうやって連絡を取るか」ここを深く考える機会は、実はそれほど多くありません。
今回は、年末年始の長期休暇中に事故やトラブルが起きたときの「連絡網」について、総務目線で少し考えてみたいと思います。
年末年始は「連絡が取れない前提」で考える必要がある
通常の平日であれば、会社に電話をすれば誰かが出ます。
メールを送れば、遅くともその日のうちには返信が来るでしょう。
ですが、年末年始は違います。
この状態は、どの会社でも珍しくありません。
社員側からすると、「連絡したいけど、どこに連絡すればいいのかわからない」
総務側からすると、「何か起きていたとしても、把握できない」
お互いに不安を抱えやすい時期だと思います。
連絡網は「緊急時専用」と割り切って考える
ここでよく出る疑問が、「年末年始のためだけに連絡網を作る必要があるのか？」という点です。
正直に言うと、毎年使われるものではありません。
むしろ、使われない年の方が圧倒的に多いでしょう。
そして、ここは声を大にして言いたいところですが、連絡網は、作っても使われない方が良いものです。
事故もトラブルも起きない。
社員全員が年明けに元気に出社してくる。
それが一番です。
ただ、総務の仕事は「何も起きなかったね」で終われるように、裏で準備をしておくことでもあります。
最低限決めておきたい連絡先の考え方
連絡網といっても、大げさな仕組みは必要ありません。
総務の現場や社員の意識など、「これくらいで十分だな」と感じているポイントがあります。
① 会社としての一次連絡先を一つ決める
まずは、「何かあったら、ここに連絡すればいい」という窓口を一つ決めておくことです。
個人の携帯番号でも構いませんし、専用のメールアドレスでも良いでしょう。
大事なのは、「迷わないこと」です。
② 全社員に事前に共有しておく
せっかく連絡先を決めても、社員が知らなければ意味がありません。
「年末年始に万が一事故などがあった場合は、こちらに連絡してください」
この一文があるだけで、社員の安心感はかなり違います。
③ 連絡が来た後の対応を決めすぎない
ここは意外と大事なポイントです。
連絡が来たら、
と、細かくルールを決めすぎる必要はありません。
事故の内容も、怪我の程度も、そのときにならないとわからないからです。
「まずは状況を聞く」
「必要なら、年明けに改めて対応する」
このくらいのスタンスで十分だと思います。
総務として考えておきたい「年明け」の姿
総務の仕事は、トラブル対応そのものよりも、その後、会社がどう動けるか に価値があります。
年明け初日、社員全員が元気に出社して、「今年もよろしくお願いします」と気持ち良くスタートが切れる。
その裏側で、もし休暇中に何かあっても、最低限の連絡は取れているという状態を作っておく。
それだけで、年明けのバタバタはかなり減ります。
まとめ：連絡網は「安心材料」として持っておく
年末年始の連絡網は、頻繁に使うものでも、完璧に運用するものでもありません。
そんな存在です。
社内で連絡網を作り、もしものときに行動がしやすい体制を作っておくことは、総務として社員に対する一つの思いやりでもあると、私は感じています。
年明けに社員全員が元気な顔で出社してくる。
その「当たり前」を守るための、小さな準備。
年末の少し落ち着いたタイミングで、一度だけ、連絡先のことを見直してみても良いかもしれませんね。
次にオススメの元総務部長の独り言
カテゴリー別に総務の現場で役立つ記事をまとめています