会社の中には、「このルールって本当に必要？」と思うものがあります。
特に設立から数十年経つような歴史ある会社では、そのルールができた経緯を知る人がもういないなんてことも。
ここ数年で入社した社員にとっては、少し不効率に感じる場面もあるでしょう。
しかし、こうしたルールは何かしらの「必要性」があって続いているものです。
今回は、そんな一見意味不明に見える社内ルールについて、元総務の視点から考えてみたいと思います。
長い年月をかけて作られたルール
社内ルールの大前提は、「ミスを防ぐこと」です。
業務の流れや伝達の順番など、ミスや漏れが起こらないように設計されています。
多くの場合、過去にトラブルや失敗があり、その反省からルールが追加・変更されてきました。
つまり、現在のルールは長い年月をかけた“試行錯誤の結果”なのです。
そのため、「なんでこんなに面倒なんだ」と感じるルールの裏には、当時の苦労や対策が隠れています。
一見遠回りに見えても、それが会社を守るための手段だったのです。
ルールをなくすより「代替案」を考える
不効率に見えるルールも、実は意味があることが多いです。
たとえば、社内回覧の順番や二重チェックの手順などは、「無駄」と感じやすい部分かもしれません。
しかし、それを単純に省いてしまうと、思わぬミスが起こるリスクがあります。
大切なのは「なくす」ではなく、「どうすれば簡素化できるか」「より効率的にできるか」を考える視点です。
この柔軟な発想は、社歴の浅い社員ほど気づきやすく、組織にとっても貴重な視点になります。
便利なツールを味方にする
ルールが作られた当時と今とでは、使えるツールの数も質もまったく違います。
以前は紙で回していた書類も、今ではデジタル化してスタンプや承認を一瞬で完結できる時代です。
若い世代ほど新しいツールに詳しく、活用の幅も広いでしょう。
古い仕組みをただ否定するのではなく、「残す部分」と「変える部分」を見極めて融合させる。
それこそが、今の時代に求められる“ルールの進化”だと思います。
「無駄」に見えるものこそ改善のヒント
「このルール、意味あるの？」と感じる瞬間こそ、改善のチャンスです。
長年勤めている社員ほど、その違和感に気づきにくいもの。
「なくす」ではなく「もっと簡単にできないか」という発想なら、社歴を問わず誰でも共感できます。
もし今、会社の中で必要性を感じないルールがあるなら、
一度立ち止まり、「改善」という視点で上司や同僚と話してみてください。
そこから、働きやすい職場づくりの第一歩が始まるかもしれません。
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