総務の仕事をしていると、「また総務が何か言ってる」「いちいちうるさいな」と思われる瞬間、ありますよね。
正直、言われたほうとしてはちょっとショックですが、総務が指摘している内容って、会社のルールや安全、全体の仕組みに関わることばかり。
だから放っておくわけにはいかないんです。たとえば、
…どれも正論なんですよね。
でも、言われる側からすると“注意されている感”が強くて、「また総務がうるさい」と感じてしまう。
これ、総務あるあるですよね。
総務がうるさく見える「タイミング」と「言い方」
うるさいと思われる背景には、実は“タイミング”と“言い方”が関係していることが多いです。
忙しそうな人に声をかけたり、全体メールで強めの表現を使ったりすると、「なんか偉そう」と思われがち。
本人にそんなつもりがなくても、ちょっとした言葉のトーンや伝え方ひとつで印象が変わってしまいます。
たとえば、
「まだ出してませんか？」
よりも
「確認のため、念のため伺いますね」
のほうが柔らかく聞こえます。
細かいようですが、こういう“ひと呼吸おく”言葉づかいで印象はかなり変わります。
煙たがられない総務になるために大切な「距離感」
総務の役割は、全体のバランスを取ること。
でも、あまりに他部署の細かい部分まで口を出すと、「そこまで言わなくても」と思われてしまいます。
逆に、何も言わないと「仕事してるの？」となる。難しい立ち位置ですよね。
個人的には、「一歩引いた立場」がちょうどいいと思っています。
深入りしすぎず、でも全体を見渡しておく。
「困ったら総務に聞こう」と思われる距離感が理想です。
そして何より、上から目線の言い方は避ける。
たとえ正しいことを言っていても、“正義感が強すぎる人”に見えると、それだけで壁ができます。
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総務が「うるさい」と思われなくなると、社内の雰囲気は驚くほど変わります。
社員が「これってどうしたらいいですか？」と自然に相談してくれるようになれば、総務の仕事はぐっとやりやすくなる。
そのためには、日ごろから“偉そうにしない“押しつけない”相手の都合も考える”という意識が欠かせません。
結局、総務の言葉は会社を支えるための声。
うるさく聞こえるのは、それだけ現場をちゃんと見ている証拠でもあります。
だからこそ、「伝え方」や「距離感」を少し工夫して、煙たがられない“ちょうどいい総務”を目指していきたいですね。
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