このような人手不足の問題に悩む中小企業は、年々増えています。
かつては「人が辞めたら募集する」「人が足りなければ採用する」という形でも何とか回っていました。
しかし現在の採用市場では、求人を出しても応募が来ないことも珍しくありません。
採用ができても早期退職につながるケースもあり、多くの企業が対応に苦慮しています。
私自身、2010年頃から総務部長として採用業務に関わってきましたが、この15年で採用環境は大きく変化し、以前のやり方がそのまま通用する時代ではなくなっています。
本記事では、日本で中小企業の人手不足がなぜ起きているのか、その原因を整理しながら、
といった視点から、少人数でも組織が回る体制づくりについて解説していきます。
なぜ日本で人手不足が起きているのか｜人口減少と採用市場の変化
まず、人手不足は企業努力だけで解決できる問題ではありません。
日本全体の人口構造の変化も大きく影響しています。
総務省の統計「人口推移の結果の概要」によると、日本の生産年齢人口（15〜64歳）は長期的に減少を続けています。
つまり、働く人そのものが減っているのです。
さらに採用市場では次のような要因が重なっています。
労働人口の減少と大企業への人材集中
少子高齢化の影響により、働く世代の人口は年々減少しています。
企業側が採用を増やそうとしても、そもそもの人材数が減っているため、企業同士で限られた人材を取り合う状況となり、採用競争が激しくなります。
さらに、給与や福利厚生の面で有利な大企業へ人材が集まりやすく、中小企業は採用面で不利になりがちです。
求人広告への積極的な投資ができる大企業とは異なり、中小企業では求人媒体の露出自体に苦戦することもあります。
働き方の価値観の変化と企業の柔軟性
近年は「給与だけで会社を選ぶ」時代ではなくなりました。
こうした要素が重視されるようになり、企業側にもより多くの工夫が求められています。
特に大企業では、この市場のニーズを早く察知し、リモートワークやフレックスタイム制を取り入れています。
さらに、新卒入社や中途採用、異動や離職など、人の入れ替わりが多い大企業では、業務の平準化や働き方の柔軟性を意識した取り組みに積極的です。
採用の「当たり前」が通用しない｜求人市場の15年の大きな変化
中小企業にとって、採用環境はこの15年で大きく変わりました。
実際に採用業務を経験してきた立場から見ても、以前の常識は大きく変わっています。
長く携わることで感じた、採用環境の15年の変化を簡単にまとめてみました。
2010年頃：中途採用＝即戦力という考え方
2010年前後は、求人を出すと比較的応募が集まりやすい時代でした。
中小企業であっても「求人を出せばくる」という感覚がまだあった時期です。
当時は求人を出すと数日で応募が集まり、その中から面接をして選ぶという感覚でした。
中途採用であれば、ある程度の経験を持つ人材が入社することも多く、現場が細かく指導しなくても仕事に慣れていくケースが少なくありませんでした。
しかしこの時期、多くの企業、特に教育部門がない中小企業では教育制度の整備が後回しになりがちでした。
経験者を前提とした採用が続いた結果、育成の仕組みが整わないまま時間が過ぎてしまった企業も少なくありません。
経験者が採用できていたことの弊害
現場で人が足りなくなると、求人を出して採用する。
しかも採用される人材は経験者であることが多く、業務にも比較的すぐ慣れるケースが多くありました。
そのため現場では、細かい指導や教育をしなくても一人前に育つと考えてしまう傾向がありました。
しかし実際には、同業種出身者であったり、過去の経験から業務の全体像を理解しやすかっただけというケースも少なくありません。
言い換えれば、「中途社員の質に助けられていた」状態だったともいえます。
こうした背景から、
という意識が広がり、教育体制の整備が後回しになってしまった企業も多かった時期でした。
2015年頃：応募はあるが即戦力は少ない
2015年頃になると、採用環境に少しずつ変化が見え始めました。
応募自体はあるものの、企業側が期待する即戦力人材は減っていきました。
この時期から現場では、
といった問題が表面化する企業も増えていきました。
現場では、応募者自体は集まるものの、面接をするかどうか迷うような応募者が増えていたことを覚えています。
その結果、とりあえず応募者全員と面接をするようになり、面接に多くの時間を取られる時期でもありました。
現場に馴染むかは中途社員の性格に依存
教育体制が十分でない企業では、中途社員が現場に馴染めるかどうかは本人次第になりがちでした。
会社側が教育担当を決めることはあっても、教育担当者自身が「どのように指導すればよいのか」を体系的に学んでいるわけではありません。
結果として、中途社員が早く会社に馴染めるような教育やサポートが十分に行われず、いわば中途社員の性格や意識に依存してしまう状態になっていた企業も少なくありませんでした。
2020年以降：応募そのものが減少
2020年以降は、求人を出しても応募が来ないケースも増えてきました。
採用できたとしても、早期退職につながるケースがあり、採用コストだけが増えてしまう企業もあります。
この辺りで中小企業の採用担当者は「求人市場の変化」に明確に気付いたのではないでしょうか。
首都圏や大手企業だけでなく、地方や中小企業にもその影響が色濃く表れ始めた時期です。
このような状況では、単に求人広告を増やすだけでは問題は解決しません。
応募が集まらないと求人レベルを下げてしまう
応募者が少なく採用ができないと、現場からは「人を早く入れて欲しい」という声が大きくなります。
すると採用担当者は、
と求人条件のレベルを下げてしまい、いつの間にか「人数を増やすこと」自体が目標になってしまいます。
無理に採用した社員は、スキルが追い付かない、経験が少ないなど現場に馴染むまでに時間がかかってしまいます。
さらに、教育面でも時間を取られ、負担は一気に増えてしまいます。
最悪の場合、現場についていけず早期退職してしまうこともあります。
結果として、採用コストや教育コストだけが増えてしまう悪循環になるケースも珍しくありませんでした。
中小企業の採用が難しくなっている理由
近年は求人を出しても応募が集まりにくくなっています。
中小企業の採用が難しくなっている背景や、時代に合った面接の考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。
【時代順応】中小企業の採用が難しい理由と時代に合った面接のポイント
人手不足には2つのパターンがある
職場で「人が足りない」と声があがる場合、実は原因が2つに分かれます。
総務部長として、現場から増員の要望があるとき
と感じ方が違うことがあります。
この違いを「原因はどこにあるのか」という視点から整理してみます。
本当に人が足りないケース
営業や製造など、人員数そのものが不足しているケースです。
業務量が増えているのに人員が増えなければ、現場の負担は当然大きくなり「人を増やして欲しい」という声が上がるのも当然です。
このとき判断ができない、もしくは曖昧になる原因の多くは、経営層が現場の声を正確に把握できていないことにあります。
また、増える人件費に頭を悩ませ積極的に増員に舵が取れない社長もいるでしょう。
そうした判断ができない場合、時間が経つにつれて現場は疲弊し続けてしまいます。
売上と人件費のバランスを担う経営者の責任
社長や経営層は、会社が永続するために売上の獲得に奔走します。
特に大手企業では、売り上げ計画を基に戦略的に人員補充をしているケースも珍しくありません。
しかし、中小企業では社長が営業をしているケースもあり売り上げの獲得と固定費の圧縮を同時に考えているものです。
これが売り上げの獲得に意識が強くなりすぎると、「既存社員で業務を回してもらいたい」と考えがちです。
社員一人ひとりの仕事量を見ず、売り上げだけを見てしまう場合に起こりやすい問題です。
このバランスを意識できる経営者ほど、人材獲得にも積極的な傾向があります。
業務の非効率が原因のケース
もう一つは、業務のやり方が非効率なために時間がかかっているケースです。
例えば、
こうした問題がある場合、いくら人を増やしても、忙しさはなかなか解消されません。
さらに、業務改善の機会を失ってしまうことも大きなリスクになります。
そのため、そのため、人手不足を解決するには、まず「業務の見直し」を行い、そのうえで「人員確保」を検討する必要があります。
増員を要望する「部署」に目を向ける
総務部長をしていたとき、効率化を重視し、テキパキと要領よく業務をこなす社員が多い部署から「人が足りない」と相談されたことがありました。
効率重視の社員が多く、作業の簡略化が進んでいた部署です。
その部署から「人が足りない」と相談を受けると、本当に手が回っていないのだろうと親身に考えるものです。
こうした「どの部署から声が上がっているか」という視点も増員に踏み切るかどうかの判断材料の一つになることも少なくありません。
現場の声が届かない職場で社員は疲弊していく
人手不足が慢性化している職場では、こうした声はとても切実な要望です。
しかし、このような声が社長や経営層に届かず、仕事は増えるのに社員は増えない状況が続けば、会社にとっても大きなリスクになります。
ここでは、人手不足の現場を放置することで起こる社員の行動や会社へのリスクについて、私の経験も交えながら解説していきます。
忙しさが続くと社員のモチベーションは下がる
人手不足の状態が続くと、まず現場の社員に大きな負担がかかります。
業務量は増えているのに人員は増えないため、残業が増えたり、休みが取りにくくなったりすることも少なくありません。
最初のうちは「忙しいのは仕方ない」と思って頑張っている社員も多いものです。
しかし、その状態が長く続くと次第に疲れが溜まり、仕事への意欲が下がっていきます。
特に問題なのは、忙しさの原因が解決されないまま放置されてしまうケースです。
現場としては「人が増えれば改善できる」と感じていても、その声が経営層に届かない場合、社員は次第に諦めの気持ちを持つようになります。
こうした状況が続くと、仕事へのモチベーションが下がり、職場全体の雰囲気にも影響が出始めます。
不満が溜まると優秀な社員から辞めていく
人手不足の職場では、仕事ができる社員ほど多くの業務を任される傾向があります。
その結果、負担が一部の社員に集中してしまうことも珍しくありません。
本人が責任感を持って仕事をしている場合、最初は何とか乗り越えようと努力します。
しかし、忙しさが長期間続き、改善の兆しが見えないと「このままでは続けられない」と考えるようになります。
私自身、総務として多くの退職相談を受けてきましたが、退職理由としてよく聞くのが、
といった声です。
こうした理由で退職する社員は、決して仕事ができない人ではありません。
むしろ現場を支えていた社員であることが多く、結果として職場の負担はさらに大きくなってしまいます。
人手不足は会社全体のリスクになる
人手不足は単に「忙しくなる」という問題だけではありません。
長期的に見ると、会社全体のリスクにもつながります。
例えば、社員の疲労が蓄積すればミスが増えやすくなります。
また、新しい仕事に挑戦する余裕がなくなり、業務改善や成長の機会を失ってしまうこともあります。
さらに、離職が続くと職場の経験やノウハウが失われてしまいます。
新しく採用した社員を育てる余裕もなくなり、結果として組織の力が徐々に弱くなってしまう可能性もあります。
このように、人手不足を放置することは、現場だけの問題ではなく会社全体の問題へと広がっていくのです。
総務ができる人手不足対策
人手不足への対応は採用だけではなく、職場環境の改善や働き方の見直しも重要になります。
総務の立場からできる具体的な対策については、以下の記事で詳しく解説しています。
【職場改革】中小企業の人手不足対策｜総務ができる職場環境の改善策
人材を定着させるための人事評価制度｜中小企業で重要になる理由
人手不足の対策というと採用に注目されがちですが、実は「定着」も同じくらい重要です。
大手企業では、独自のシステムや外部ツールを活用して評価制度を整えているケースもあります。
しかし中小企業では、こうした人事評価制度が整っておらず、社長や部長の「感覚」に頼った評価になっている場合も少なくありません。
ここでは、人事評価制度の有無が社員の定着にどのように影響するのか、私自身が人事評価制度の構築に取り組んだ経験も交えながら解説していきます。
評価基準が曖昧だと社員は不満を感じやすい
人事評価制度が整っていない職場では、評価の基準が曖昧になりやすくなります。
例えば、
といった言葉だけでは、具体的な基準が見えません。
このような状態では、社員は「何をすれば評価されるのか」が分からなくなります。
その結果、同じように働いているつもりでも評価に差が出ると、不公平感が生まれてしまいます。
特に中小企業では、上司の印象や関係性が評価に影響しているのではないかと感じる社員も出てきます。
実際にはそうでなくても、評価の基準が見えないだけで不信感が生まれてしまうこともあります。
評価制度は単に給与を決める仕組みではなく、社員が安心して働くための土台でもあります。
評価の基準がある程度でも整理されているだけで、社員の納得感は大きく変わります。
社員は自社の求人募集を見ている人もいる
増員のために求人媒体へ募集を出す場合、給与の決め方についても説明できる根拠が必要になります。
なぜなら、自社の求人募集を実際に見ている社員がいるからです。
もし自分より経験やスキルが低いと思われる人材に対して、自分より高い給与条件で募集が出ていれば、不満を感じる社員が出ても不思議ではありません。
そのため中途採用では、スキルや経験を基準とした給与設定を意識することが大切です。
人事評価制度が整っていれば、こうした給与の考え方を制度として説明できるため、社員の納得感にもつながります。
評価制度は社員の成長を促す仕組みにもなる
人事評価制度というと、給与や昇進を決めるための仕組みというイメージを持つ人も多いかもしれません。
しかし、本来の役割はそれだけではありません。
評価制度は「どのような行動が会社にとって望ましいのか」を示す指標でもあります。
例えば、
といった項目が評価基準に含まれていれば、社員は自然とその行動を意識するようになります。
つまり、評価制度は社員にとって「会社が求めている仕事の方向」を示す役割も持っています。
基準が明確になることで、社員は目標を持って仕事に取り組みやすくなり、結果として職場全体のレベル向上にもつながります。
将来を予測できるビジョンは強い安心感につながる
人事評価制度があることで、自分の頑張りがどのように評価され、給与がどれくらい上がるのかをある程度予測できるようになります。
例えば、
といったように、何をすればどのように報酬へ反映されるのかが分かる仕組みです。
このような基準があると、社員は目標を持って仕事に取り組みやすくなります。
特に、結婚を考えている世代や子育ての真っ最中の世代にとっては、将来の収入をある程度イメージできることは大きな安心材料になります。
こうした「将来のビジョン」が見えるかどうかは、社員のモチベーションや会社への定着率にも大きく影響します。
中小企業でもシンプルな評価制度は作ることができる
人事評価制度というと、大企業のような複雑な仕組みを想像するかもしれません。
しかし中小企業の場合、そこまで大掛かりな制度を作る必要はありません。
むしろ重要なのは、社員が「どのような基準で評価されるのか」を理解できることです。
例えば、
といった基本的な項目を整理するだけでも、評価の透明性は大きく変わります。
私自身、人事評価制度の構築に関わったことがありますが、最初から完璧な制度を作る必要はありません。
実際の運用を通じて改善していくことで、会社の実情に合った仕組みになっていきます。
大切なのは「制度を作ること」よりも、「評価の考え方を共有すること」だと感じています。
人事評価制度の作り方を詳しく解説
人事評価制度の作り方や実際の導入手順については、別の記事で詳しく解説しています。
実際に制度構築に取り組んだ経験をもとに具体的な進め方を紹介しています。
【適正評価】中小企業が取り組む人事評価制度｜導入の目的と手順を実体験から具体的に紹介します
中途採用にも役立つ会社の強みにもなる
人事評価制度は、社内の運用だけでなく採用にも大きく関わってきます。
特に中途採用では、求職者が会社を選ぶ際に「評価の仕組み」を気にする人も増えています。
こうした点が見える会社は、働くイメージを持ちやすくなります。
逆に評価制度がない場合、求職者は「評価は上司の判断だけなのだろうか」と不安に感じることもあります。
もちろん、人事評価制度だけで採用が決まるわけではありません。
しかし、評価の仕組みが整理されていることは、会社としての信頼感につながります。
結果として、採用の場面でも会社の強みとして伝えられるポイントになります。
人がいなくても回る職場へ：DXの重要性
人手不足の問題を考えるとき、多くの会社は「採用」を最初に考えます。
しかし、採用だけで人手不足を解決することは、近年の採用状況をみても簡単ではありません。
そのため、これからの職場では「人を増やす」だけではなく、
を考えることが重要になります。
その手段のひとつがDX（デジタルトランスフォーメーション）です。
DXと聞くと大掛かりなシステム導入をイメージするかもしれませんが、必ずしもそうではありません。
日々の業務を見直し、無駄な作業を減らすこともDXの一歩です。
こうした小さな改善を積み重ねることで、限られた人数でも安定して業務が回る職場を作ることができます。
業務の見直しから始める
DXという言葉だけが先行すると、「新しいシステムを導入しなければいけない」と考えてしまうことがあります。
しかし実際には、まず業務のやり方を見直すことが重要です。
こうした業務は多くの会社に残っています。
これらを整理するだけでも、仕事の効率は大きく変わります。
また、業務が整理されることで
を作ることができます。
人手不足の職場ほど、業務が属人化しているケースが多く見られます。
そのため、まずは現在の業務を整理し、無駄や重複がないかを見直すことがDXの第一歩になります。
取り掛かりが難しい業務効率化の進め方
業務の見直しを進める際には、どこから手を付けるべきか悩むことも多いものです。
総務の立場から進める業務効率化の具体的な方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。
【どう進める？】業務効率化の見付け方と進め方｜悩める総務のための改善のヒント
AIや自動化ツールの活用
業務の整理ができたら、次に考えたいのがAIや自動化ツールの活用です。
最近では、以前よりも手軽に使えるツールが増えてきています。
などは、ツールを活用することで大幅に負担を減らすことができます。
すべての業務を自動化する必要はありません。
例えば、
これだけで、一人の社員が1日1時間費やしていた単純作業が消えます。
10人で10時間。つまり毎日一人分の労働力が生み出される計算です。
まずは、時間がかかっている作業や繰り返し行っている業務から見直していくことが大切です。
こうした取り組みを進めることで、社員は本来の業務に集中できるようになります。
結果として、少ない人数でも仕事が回る職場づくりにつながっていきます。
職場のデジタル化が進まない理由
デジタル化の必要性は理解していても、実際の職場ではなかなか進まないケースも多くあります。
社員の反発や導入が進まない理由については、以下の記事で詳しく解説しています。
【なぜ進まない？】職場のデジタル化が進まない理由とは？反発する社員を説得する具体的方法
まとめ
中小企業の人手不足は、単なる一時的な問題ではありません。
人口構造の変化や働き方の価値観の変化など、社会全体の流れも関係しています。
そのため、採用だけで解決しようとすると限界があります。
重要なのは、
といった複数の視点から取り組むことです。
今後の企業経営では、「人が増えれば解決する」という考え方から、「少人数でも回る組織づくり」へと発想を変える必要があります。
総務や人事は、その変化を支える重要な役割を担っています。
現場と経営をつなぎながら、これからの組織づくりを進めていくことが求められています。
人手不足は多くの企業が直面している課題
しかし、その原因は単純に「人が足りない」というだけではありません。
採用環境の変化や業務の非効率、評価制度の不透明さなど、さまざまな要因が重なって人手不足が深刻化しているケースも少なくありません。
その結果、現場の負担が増え、社員のモチベーション低下や離職につながることもあります。
そのため、人手不足への対策は採用だけに目を向けるのではなく、職場全体の仕組みを見直すことが重要です。
こうした取り組みを積み重ねることで、人手不足のリスクを減らし、働きやすい職場を作ることにつながります。
人手不足はすぐに解決できる問題ではありません。
しかし、職場の仕組みを少しずつ見直していくことが、長く安定して働ける組織づくりにつながっていくのではないでしょうか。
残業が当たり前の職場になっていないか
人手不足が続く職場では、一人あたりの業務量が増え、残業が当たり前の働き方になってしまうこともあります。
仕事が終わらず遅くまで残る社員が増えると、職場の雰囲気も悪くなり、さらに離職につながる悪循環が起きることもあります。
残業が多い職場に共通する特徴や改善の考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。
【帰れない職場】残業が多い職場は機能不全の組織？遅くまで残る社員が多い会社の特徴と改善方法
人手不足の時代は業務の見直しが必要
近年は人手不足の影響で、これまでと同じ人数で仕事を回すことが難しくなっている会社も増えています。
そのため、業務の見直しや効率化に取り組む企業も少なくありません。
中小企業で人手不足が起きている背景や、採用・定着・DXを含めた組織づくりの考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。
【なぜ深刻？】中小企業の人手不足の原因とは｜採用・定着・DXで「人がいなくても回る」組織作りの考え方
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