総務の仕事をしていると、急にやってくる依頼があります。
「この書類、今日中に作っておいて」
送付状や報告書、始末書ならまだしも、契約書や社内規定、株主総会議事録まで含まれると、どこから手を付ければよいのか迷ってしまうものです。特に中小企業では、法務担当がいないため、総務がすべて対応することも珍しくありません。
と悩んでいるうちに、あっという間に時間だけが過ぎてしまうこともあります。でも安心してください。
総務の書類作成は、外部の力をうまく使うだけで、驚くほどスピーディーに終わらせることができます。
この記事では、便利なテンプレートサイトの紹介やAIを活用した効率的な書類作成方法をお伝えします。
私自身が実際に使っていたサイトや書類の作り方もお伝えしますので、参考になったら嬉しいですね。
なぜ苦手？社内文章や契約書の作成が気が重い理由
総務の仕事は、送付状や社内報告書のように定型的な文書もあれば、契約書や社内規定など専門性が高い書類もあります。
書類作成といっても内容や求められる質はさまざまです。
全てを頭に入れている人は、ほとんどいないのではないでしょうか。
という不安がつきまとうことが、書類作成を気が重くする最大の理由です。
ここからは、具体的にどんな場面で負担を感じやすいのかを掘り下げていきます。
専門知識がないことで「できない」と思いやすい
契約書や社内規定は、曖昧な表現や普段使わない言い回し、さらに法律に関わる部分も多く含まれます。
例えば契約書には、「原則的に～」「～はこの限りではない」といった表現をよく目にします。
これは、例外や調整の余地を含めていることが多いのです。
こうした言い回しを最初から意図的に盛り込むのは、弁護士や社労士などの国家資格取得者でなければ難しいでしょう。
そのため、「自分には到底できない」と感じることが、書類作成を気が重くする理由のひとつです。
作り方がわからず何から手を着けてよいかわからない
新しく書類を作成する場合、まず2つのパターンがあります。
前者は、参考にできる既存の書類があるため比較的スムーズに作成できます。
しかし後者のように参考資料がなく新規で作る場合は、作業が止まってしまうこともあります。
こうした作成前の段階での負担が、書類作成を苦手に感じさせるのです。
完成形が想像できないことの不安
過去に経験した書類であれば、最終的にどのような形にすればよいかがわかります。
しかし、初めて作成する書類では完成形が想像できず、何を作ればよいかわかりません。
手探りで進める作業は負担が大きく、時間もかかってしまいます。
さらに、出来上がった書類が依頼者の意図と大きく異なる場合は、最初から作り直すこともあり得ます。
こうした「合っているのか」とモヤモヤしながら進める作業は、精神的にも大きな負担となるのです。
意外に多い？
書類作成そのものが苦手な人も多い
書類を扱うことが多い総務ですが、文章を考えて作る作業が苦手な人も多くいます。書類作成を依頼されると、「私、文章作るの苦手なんで…」と早々に諦める人も少なくありません。これは、文章を作るよりも、ネットなどで完成した文章を探すことが多い現代ならではの現象です。こうした背景から、文章作成スキルが育たず、書類作成を苦手に感じる理由のひとつになっています。
外部サイトを利用してサッと「叩き台」を作ってしまう
社内書類や契約書などを作成するとき、まず考えることは、
といったキーワードでネット検索する方も多いでしょう。
しかし、あまりそうしたサイトを閲覧したことがない人にとっては、どのサイトを参考にすればよいか迷ってしまいます。
ここからは、私が実務で実際に参考にしていた2つのサイトをご紹介します。
実際に長年使い倒し、トラブルや不備が一度も起きなかった信頼できるテンプレートサイトです。
無料登録でも30,000点以上のテンプレがある「bizocean」
一つ目のサイトは「bizocean」です。
無料会員登録だけで30,000点以上のフォーマットが利用可能で、送付状、報告書、始末書、稟議書、出勤簿、勤務表、契約書、株主総会議事録など、ほとんどの社内文書を網羅しています。
ExcelやWordでダウンロードでき、自社にあった形に簡単に修正できるのが便利なポイントです。
知識がない場合、ゼロからこれらの書類を作成すると、それだけで半日、あるいは一日がかりになってしまいます。
「面倒な書類作成は、プロの知恵を借りてサッと終わらせる」
これが、総務の仕事を円滑に進めるための鉄則です。
リモートワークやコロナウイルス感染症対策など、当時必要であった書類のテンプレも素早く更新されるなど、リアルタイムに対応してくれるのも嬉しいポイントです。
（PR）bizocean：企画書、契約書、見積書などビジネスに利用できる無料テンプレート
職種のバラエティが豊富な「テンプレートBANK」
二つ目のサイトは「テンプレートBANK」です。
bizoceanをメインの武器としつつ、特定の職種向けやデザイン性の高いテンプレートを探す際におすすめです。
こちらも社内書類や契約書のひな形が豊富で、職種や用途ごとに分類されているのが特徴です。
利用方法はシンプルで、必要なフォーマットを選んでダウンロードし、自社向けに修正するだけで完成します。
bizoceanと比べると、サイトの構成が少しわかりやすく、特定の職種や用途に合わせた検索がしやすいのがポイントです。
私も、急ぎの書類作成時や、特定の職種向け文書を探すときに活用していました。
テンプレートBANK：無料会員登録で、テンプレートなどの素材を楽々ダウンロード！
どちらのサイトも「ゼロから文章を考える」よりも格段に作業効率が上がります。
まだ書類作成の依頼がないとしても、こうしたテンプレートサイトの無料会員登録は、総務にとって「仕事の保険」です。
「業務委託契約書の雛形を至急！」と依頼が来たとき、登録作業に時間を取られている場合ではありません。
数無料会員登録を済ませておけば、いつでもテンプレートという武器をすぐに取り出せる状態になります。
総務の書類作成ではまずこのようなテンプレートを叩き台として活用して素早い対応が肝心です。
社内文章や契約書作成をAIに任せても大丈夫？
最近では、AIに書類作成を任せるケースも増えてきました。
AIは文章の叩き台を作るのに非常に便利で、短時間で一定の文量を生成できるのが魅力です。
しかし、AIは万能ではありません。
得意な作業と苦手な作業を理解せずに使うと、効率化どころか逆に手間が増えることもあります。
ここからは、書類作成にAIを上手く活用するための注意点と使い方をご紹介します。
社外秘の情報は入力しない
契約書や人事関連の情報をそのままAIに入力するのは危険です。
必ず情報は匿名化したり、概要だけにまとめて依頼することをおすすめします。
ネット上に取引先名や契約内容などをそのまま入力すると、思わぬ漏洩リスクにつながる可能性があります。
指示（プロンプト）を明確にしないと意味がない
「報告書を作って」だけでは抽象的すぎて、精度の高い文面は生成されません。
例えば「営業部のクレーム対応報告書のフォーマットを作って」と具体的に指示することで、より意図に沿った文章が得られます。
さらに、書類作成の目的や使用する人の性質なども含めて指示すると、AIがより正確にサポートしてくれます。
逆に指示が不十分だと、AIに何度もやり直させることになり、時間がかかる場合もあります。
AIの文章をそのまま使わない
AIが作った文面はあくまで参考です。
最終的には自社ルールや表現に合わせて調整し、誤解やトラブルを防ぐ必要があります。
AIは「叩き台」として活用するのが基本で、必ず人の目でチェックして完成させることが重要です。
テンプレートをAIに確認させる組み合わせが理想
実務では、書類作成の段階に応じて使うツールを変えることが大切です。
こうした一連の流れがあれば、「至急で始末書のフォーマットを作って」といった依頼にも迅速に対応できます。
例えば、bizoceanで見つけた始末書のひな形をもとに、AIに「この文面を少し柔らかくして」と指示。
AIが提案した文面を自社の言葉に置き換え、チェックに回す――この作業なら、早ければ30分ほどで完了します。
重要なのは、「AIに任せきりにしない」ことです。
フォーマットをベースに、AIで表現を整える――この組み合わせが、総務の書類作成を最も効率的に進める理想の形です。
総務の書類づくりは「完璧」ではなく「叩き台」
総務の書類作成で一番大切なのは、「まず形にしてしまうこと」です。
完璧を目指そうとすると、時間だけが過ぎて提出が遅れてしまいがちです。
さらに、上司や他部署から修正が入ることを考えると、最初から完璧に作るのは非効率です。
総務の仕事では、まず叩き台を作り、そこから意見や修正を反映して完成させる――
これが効率的で、精神的にも負担の少ない進め方です。
提出の際は伝え方に注意
作成した書類を「取りあえずできた」と上司に提出する際は、必ず以下の2点を伝えましょう。
口頭で伝えられない場合は、簡単なメモに書いて添えるのも効果的です。
これを省いて単に「できました」と伝えてしまうと、チェックする側はそれを「完成品」と見なしてしまいます。
その結果、80％の仕上がりで提出した場合でも、
といった厳しい指摘を受けてしまうことがあります。
「まだ完成じゃないのに…」と作成者がモヤモヤしてしまうのを防ぐには、提出時に作成途中の確認であることを共有することが大切です。
こうすることで、指摘ではなく「助言」を受けられるようになり、一方的に責められている感覚も減らせます。
まとめ：総務は「外の力を使って早く終わらせる」が正解
社内書類や契約書の作成は、総務業務の中でも特に手間と時間がかかる作業です。
しかし、外部のテンプレートや電子契約サービスを活用すれば、「一から作る」「確認に追われる」といったストレスから解放されます。
重要なのは、“完璧な書類を作る”ことではなく、“早く叩き台を出す”ことです。
テンプレートサイトやAIをうまく組み合わせることで、考える時間を短縮し、効率よく書類作成を進められます。
総務の仕事は、意外と“外の力”を活用するだけで軽くなるのです。
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