あなたの会社にも、このような勤怠不良社員はいませんか？
特に、遅刻・欠勤が常習化し、メンタルヘルスを理由に休職と復職を繰り返す社員への対応は、総務担当者にとって最も難しく法的なリスクも伴います。
元総務部長としてさまざまな社員に対応してきた経験から言えば、この種の社員の存在は単なる業務滞留で済みません。
周囲の社員からは「なぜ総務が対応しないのか」と問い合わせが殺到し、「総務が対応するべき」というプレッシャーが現場の担当者にとって最もつらいものです。
本記事は、総務部門が勤怠不良社員に対応する際に、不当解雇リスクを回避しつつ厳格かつ正しい手順で事態を収束させるためのマニュアルです。
初動の記録方法から、休職期間満了の最終判断まで、総務が知っておくべき鉄則を解説します。
なぜ放置してはいけないのか？勤怠不良社員が会社に与える4つの深刻な悪影響
常習的な勤怠不良を放置することは、一見個人の問題に見えますが、実は会社全体に深刻な悪影響を及ぼします。
特に休職と復職を繰り返す社員がいると、現場の負担が増し、結果的に優良な社員の離職リスクを高めます。
総務としてまず認識すべき、このタイプの勤怠不良社員が引き起こす具体的な損害を見ていきましょう。
現場の業務負荷と残業の常態化
常習的な遅刻・欠勤は、その社員が担当すべき業務が他の社員に割り振られることを意味します。
結果として、現場の社員の業務負荷が増大し、優秀な社員が不満から長時間労働を強いられるという悪循環に陥ります。
総務は、この現場の負担を客観的に把握し、勤怠不良が引き起こす具体的な損害として記録しておく必要があります。
悪影響の具体的な深掘り
業務継続性のリスク
勤怠不良社員の業務が属人化しているケース場合は、突然の欠勤や長期休職により業務が停滞するリスクを抱えてしまいます。特に中小企業では、一人の社員の穴を埋めることが極めて困難になります。
総務は、単なる「人手不足」で済ませず、業務継続計画（BCP）の観点からもこのリスクを経営層に明確に報告する必要があります。頻繁な遅刻や突発的な欠勤は、他の社員に業務のカバーを強制し、カバーする側の社員のモチベーション低下や疲弊を招き、結果的に連鎖的な生産性の低下を引き起こします。
これが長期間続くと、会社全体の競争力や社員のモチベーションに影響を与えかねません。
他の社員の士気・エンゲージメントの低下と離職リスク
一部の社員の勤怠不良が許容されている状況は、「真面目に働くことが馬鹿らしい」という不公平感を職場に与えます。
これにより、組織全体の士気やエンゲージメントが低下。
最悪の場合、優秀で責任感のある社員から先に離職してしまうという、会社にとって最大のリスクを引き起こします。
悪影響の具体的な深掘り
ハラスメント・安全配慮義務違反リスク
勤怠不良社員を放置することは、組織風土や職場の雰囲気の悪化に直結します。真面目な社員が「なぜあの人だけ許されるのか」と不満を抱え、結果として管理職や総務に対する信頼が低下します。さらに、問題社員への指導が不適切だった場合、逆にパワーハラスメントとして訴えられるリスクもあります。
一方、問題社員の業務をカバーしている社員が過重労働となり、心身の不調を訴えた場合、会社は安全配慮義務違反に問われる可能性が生じます。総務は、問題社員への対応が、会社全体への法的リスクと連帯責任に繋がることを理解し、公平で迅速な対応を行わなければなりません。
労務管理部門の対応工数とコストの増大
勤怠不良社員への対応は、総務や人事の手間が増えてしまい時間を奪います。
度重なる指導面談、懲戒処分の準備、休職手続き、復職判断のための資料作成など、本来注力すべき業務からリソースが割かれ、対応にかかるコストは目に見えない形で増大し続けます。
悪影響の具体的な深掘り
専門家介入の費用
問題社員が訴訟や労働審判に発展した場合、総務担当者は膨大な時間と精神力を奪われます。弁護士や社会保険労務士などの外部専門家への相談費用や、裁判所に提出するための膨大な証拠資料の整理工数は、すべてコストとして会社に跳ね返ります。
特に、休職が絡む複雑な事案では、産業医との連携や主治医への情報提供依頼、復職プログラムの策定など、労務管理の工数が爆発的に増えます。これらのコストは、新しい人材採用や社員研修など、本来会社が成長のために投じるべきリソースを圧迫する結果となります。
「不当解雇」の訴訟リスクが高まる危険性
勤怠不良社員への指導や解雇の手続きに不備があると、「不当解雇だ」「パワハラだ」として社員から訴訟を起こされるリスクが非常に高まります。
特に休職が絡む場合、会社側に求められる配慮義務が広範になるため、総務はすべての対応を正確な証拠として残す必要があります。
悪影響の具体的な深掘り
裁判所が重視する要素
裁判所が解雇の有効性を判断する際、最も重視するのは「解雇回避努力」の有無、そして「段階的な指導」の有無です。軽微な勤怠不良でいきなり解雇や重い懲戒処分を下すことは、解雇権の濫用と見なされ無効になる可能性が高いです（労働契約法第16条）。
裁判所は、遅刻の回数や頻度だけでなく、「遅刻した事情」「反省の態度の有無」「他の遅刻者との処分のバランス」を総合的に考慮します（高知放送事件など）。総務は、訴訟リスクを避けるために、感情論ではなく、客観的な証拠に基づく段階的なプロセスを踏む必要があります。
総務が絶対に残すべき「指導と証拠保全」の具体的な手順
勤怠不良社員に対応する上で、最も重要なのが「証拠保全」です。
一貫した指導記録がない場合、後の懲戒処分や解雇の際に、「指導はなかった」「パワハラだ」と反論され、会社側が不利になるケースが多発します。
総務として法的対抗力を高めるため、具体的にどのような記録と指導を行うべきか、その手順を解説します。
遅刻・欠勤が発生した際の指導記録の正しい取り方
勤怠不良が発生した際は、その都度、指導を実施し、その内容を記録することが鉄則です。
この指導記録には、
を客観的に記載します。後の懲戒処分の際の重要な証拠となります。
記録の法的効力を高めるポイント
単に「指導した」という記録だけでは不十分です。
指導記録は、後の訴訟で「証拠」として機能させることを前提に作成しなければなりません。
具体的には、以下の要素を含め、指導後に本人に署名（または確認メールの返信）を求め、確認を完了した事実を残すことが極めて重要です。
- 問題行動の具体的事実：例：「〇月〇日午前9:30始業のところ、10:15に無連絡で出勤した（45分遅刻）」。
- 就業規則上の根拠：「これは就業規則第〇条（服務規律）の違反にあたる」。
- 会社が期待する改善内容と期限：「次回以降、9:00までに必ず着席し、遅刻する場合は8:50までに上司に電話で連絡すること」。
- 改善が見られない場合の処分の予告：「改善が見られない場合、就業規則に基づき、懲戒処分を検討する」。
特に、指導記録に社員本人の署名や捺印がなくても、指導の事実を会社側が客観的に証明できれば証拠能力は認められます。
しかし、社員に内容を確認させ、異議がないことを示させることで、後の「そんな指導は受けていない」という反論を封じやすくなります。
会社としての配慮義務を果たすための面談記録の残し方
勤怠不良社員への対応において、会社側の「配慮義務を果たしたか」が重要視されます。
特に病気が疑われる場合は、本人の状況を傾聴し、改善のための具体的なサポート策（通院の勧奨、業務量の調整など）を提示した上で、それらを面談記録として残します。
この記録こそが、会社側の誠実な対応の証拠となります。
「配慮義務」の範囲と記録の取り方
病気や心身の不調が原因で勤怠不良が発生している場合、会社は安全配慮義務に基づき、適切な措置を講じる必要があります。
単に「早く治せ」と命じるのではなく、以下のような具体的措置を講じた記録が「配慮義務を果たした証拠」となります。
- 通院の勧奨：医師の診察を受けるよう、書面またはメールで勧めた記録。
- 産業医面談の機会提供：産業医との面談設定を試み、その日時、場所を本人に通知した記録。
- 業務軽減の検討：一時的な配置転換や、業務量をどの程度まで軽減可能かを検討し、本人に提案した記録。
面談記録には、社員の主観的な訴え（体調不良、人間関係の悩みなど）と、それに対する会社の具体的なアクション（提案内容）の両方を記載し、会社側が一方的に判断を下していないことを示します。
これにより、後に「会社は私の病気に理解を示さなかった」という反論があった場合でも、適切に対応していたことを立証できます。
診断書や意見書の提出を拒否された場合の対応
勤怠不良の理由として体調不良を訴えながら、会社からの診断書提出依頼を拒否するケースがあります。
この場合、総務は就業規則に基づき、提出がない限り欠勤を私的欠勤として扱う旨を明確に通知します。
通知は、口頭だけでなく書面やメールで送付し、拒否された事実自体も証拠として記録します。
また、この通知の際に、就業規則の根拠を示すことが重要です。
診断書拒否への法的対応
社員が病気を理由に欠勤しながら診断書の提出を拒否することは、労務提供義務の履行を疑わせる行為とみなされます。
就業規則に「会社が指定する期間内に診断書を提出すること」が義務付けられている場合、その規定に基づき厳格に対応します。
具体的には、以下の手順を踏みます。
- 規定の明示と提出催告：就業規則の該当条文を明示し、「〇月〇日までに提出がない場合、本日から私的欠勤として取り扱い、賃金は支払われない」旨を記載した書面（内容証明が望ましいが、メールや記録付き郵便でも可）を交付します。
- 無断欠勤・私的欠勤の扱いへの移行：催告した期限が過ぎても提出がない場合、欠勤期間は私的な欠勤として扱い、給与の支払い義務がないことを明確に通知します。
- 懲戒処分の検討：催告を無視し、無断欠勤が続く場合、就業規則の無断欠勤に関する規定に基づき、懲戒解雇も視野に入れた懲戒処分を検討します（ただし、無断欠勤が2週間以上続くことが解雇の判断基準となるケースが多いです）。
懲戒処分を検討する際の「過去の指導履歴」の活用
遅刻・欠勤が改善されない場合、懲戒処分を検討しますが、いきなり重い処分を下すことは不当と見なされがちです。
これまでの指導履歴を参照し、段階的・累積的な勤怠不良に対して、就業規則に則った「戒告」「減給」「出勤停止」などの処分を適用します。
この履歴が、処分の正当性を裏付ける証拠となります。
懲戒処分の「二重の正当性」
懲戒処分を行うには、懲戒事由の存在（事実の有無）と懲戒処分の相当性（処分の重さの妥当性）という「二重の正当性」が必要です。
特に懲戒処分の相当性を担保するために、「過去の指導履歴」と「本人の反省・改善の機会提供」の記録が重要となります。
- 段階的な処分：軽微な勤怠不良に対しては「戒告」「けん責」など最も軽い処分から始め、改善が見られない場合に「減給」「出勤停止」と段階的に重くしていくのが原則です。
- 過去の累積性の証明：懲戒処分の通知書には、「過去〇回にわたる遅刻・欠勤について指導・処分を受けているにもかかわらず、改善が見られない」という、累積的な勤怠不良の事実と指導履歴を具体的に記載します。
- 最終的な解雇：懲戒解雇が有効となるためには、指導や軽い処分を繰り返しても改善の見込みがないこと、および過去の不良行為が就業規則に定める懲戒事由に該当することが、客観的な証拠で明確に立証されなければなりません。
長期化しやすい「休職・復職の繰り返し」問題と総務の最終判断
メンタルヘルス不調を理由とした休職と復職の繰り返しは、勤怠不良社員が抱える最も対応の難しい問題です。
総務は、社員の治療専念への配慮義務を果たす一方で、「治癒していない」社員を無制限に在籍させるわけにはいきません。
この章では、復職可否の判断を客観的に行うための産業医の活用法や、休職期間満了という最終判断を下す際の注意点について解説します。
主治医の診断書に頼りすぎない！産業医の意見聴取と活用
社員が提出する主治医の診断書は、復職の可否を判断する上での絶対的なものではありません。
総務は、必ず会社の産業医（または会社指定の医師）に相談し、職務遂行能力の有無や、就業による再発リスクについて専門的な意見を聴取します。
この産業医の意見こそが、客観的な復職判断の核となります。
ココも抑える！
主治医と産業医の役割の違い
主治医は社員の「治療」の専門家であり、「治療上就労が可能か否か」という医学的な観点から診断を行います。これに対し、産業医は会社の業務内容や職場の環境を理解しており、
「会社の特定の職務を遂行できるレベルにまで回復しているか」
「職場復帰による再発リスクはどうか」
という、労務管理的な観点から意見を述べます。復職の最終的な判断は会社が行うため、主治医の「就労可能」という意見だけで復職を決定せず、必ず産業医の意見を聴取し、その記録を残す必要があります。産業医の意見が、不当解雇リスクを回避する上で最も重要な客観的証拠となります。
復職支援の第一歩：リハビリ出勤（試し出勤）の制度設計
休職から復帰する社員の再休職を防ぐため、いきなりフルタイムで復帰させるのではなく、リハビリ出勤（試し出勤）制度の活用を検討します。
これは、一定期間、勤務時間や業務内容を制限して段階的に慣らしていく制度で、会社が復職支援の配慮を行った証拠となり、最終的な復職可否の判断材料にもなります。
リハビリ出勤の実施と法的留意点
リハビリ出勤は、就業規則に定められた正式な「復職」とは区別され、労務提供義務のない期間として設定されます。
そのため、原則として賃金支払い義務はありませんが、実態に応じて交通費支給や手当の支払いを行う企業もあります。
重要なのは、以下の要素を明確に定めることです。
- 期間と目標：期間は通常1〜3ヶ月程度とし、最終的な目標を「休職前の職務をフルタイムで遂行できる状態」と設定します。
- 業務内容の制限：リハビリ期間中は、負荷の少ない定型的な業務に限定し、残業や出張は原則禁止とします。
- 判断基準の明確化：リハビリ期間中の勤怠状況や業務遂行能力を評価するための客観的なチェックリストを作成し、復職後の業務に耐えられるか否かを判断します。
リハビリ出勤は、会社が社員の復職支援に最大限配慮した証拠となるため、後の紛争において「解雇回避努力」を立証する上で極めて有効です。
「治癒していない」ときの休職期間満了と自然退職
休職期間が満了しても、産業医の意見などを踏まえ「業務遂行可能なレベルに治癒していない」と会社が判断した場合、就業規則に基づき自然退職の手続きに進みます。
この手続きは不当解雇と見なされないよう、期間満了までの適切な通知や、産業医の意見書などの客観的な証拠が不可欠です。
休職期間満了による自然退職の厳格な手続き
自然退職は、解雇とは異なり、会社が能動的に労働契約を終了させるものではありませんが、社員側から「治癒していたのに退職させられた」と争われるリスクはあります。
そのため、以下の3つの客観的証拠が必須です。
- 就業規則に自然退職の規定があること：休職期間満了までに治癒せず、原職または会社が指示する他の職務に就けない場合、自動的に退職となる旨が明記されている必要があります。
- 治癒していないことの客観的な証明：産業医の意見書や、リハビリ出勤の結果など、会社が設定した復職基準を満たしていないことを裏付ける証拠。主治医の診断書が「就労可能」としていても、産業医の意見が「困難」であれば、産業医の意見が重視されます。
- 休職期間満了の明確な通知：休職期間が満了する〇日前に、社員に対し、期間満了日と、治癒していない場合は自動退職となる旨を書面で明確に通知した記録。
また、メンタルヘルス不調の場合、再休職の通算規定が争点になることが多く、三洋電機ほか1社事件（大阪地判平30.5.24）の判例では、複数回（4回目）の休職を繰り返した従業員への解雇が合理的と認められており、企業の休職許容にも限界があることが示されています。
勤怠不良社員を生まないための「予防策」としての就業規則の見直し
勤怠不良社員への対応は対症療法ですが、根本的な解決は、社員に規律順守の意識を持たせる予防策にあります。
特に、遅刻・欠勤や休職・復職に関する就業規則の規定が曖昧だと、問題社員に付け入る隙を与えてしまいます。
総務として、どのような点に注目して就業規則を見直すべきか見ていきましょう。
遅刻・欠勤に関する服務規律の明確化
勤怠不良を防ぐ第一歩として、就業規則の服務規律において、遅刻・欠勤の定義、連絡方法、回数や頻度に応じた懲戒の基準を曖昧なく明確化します。
この基準が明確であれば、後の指導や懲戒処分の正当性が担保されやすくなります。
懲戒事由を具体的に定める
就業規則の服務規律や懲戒事由は、「客観的」で「具体的」であることが求められます。
「職場秩序を乱した場合」といった抽象的な表現ではなく、以下のように具体的に定めることで、運用の公平性と法的正当性が増します。
- 遅刻：「正当な理由なく、月に3回以上または6ヶ月間で10回以上遅刻した場合」を懲戒の対象とする。
- 無断欠勤：「正当な理由なく、2週間以上連続して無断欠勤した場合」は懲戒解雇の対象とする。
- 連絡義務：始業時刻までに電話で上司に連絡すること。メールやSNSでの連絡は原則認めない旨を明記する。
休職と復職に関する規定の具体化と厳格化
休職規定については、休職期間の上限、復職の条件（産業医の判断が必要なこと）、リハビリ出勤の取り扱い、休職期間満了による自然退職の規定を具体的に定めます。
この厳格化により、休職と復職を繰り返す社員への対応において、総務が規則に則った最終判断を下す法的根拠を強化できます。
「再休職」を想定した規定の見直し
休職と復職を繰り返す社員への対応をスムーズにするため、以下の規定を整備することが不可欠です。
- 休職期間の通算規定：「同一の傷病」または「類似の傷病」による休職の場合、一定期間（例：6ヶ月や1年など）の出勤期間を挟まずに再休職に至った場合は、前回の休職期間と通算する旨を明記します。これにより、無制限に休職を繰り返す事態を防ぎます。
- 復職先の限定：復職の条件として、原則として原職または復職を検討した時点で会社が提示できる職務に就けることとし、社員が一方的に希望する部署への復職は保証しないことを明記します。
- 会社指定医の受診：会社の指定する医師（産業医）の意見を最終的な復職判断の根拠とすることを明記します。
まとめ：総務が取るべき「勤怠不良社員対応」の3つの鉄則
最後に、これまで解説してきた勤怠不良社員への対応の核となる、総務が絶対に守るべき3つの鉄則を再確認します。
適切な記録と一貫した対応こそが、会社を守り、他の社員を守ることに繋がります。
- 【鉄則1】すべての「指導」と「事実」を客観的に記録し続ける：口頭指導も含むすべての対応を記録し、後の法的リスクに備える。
- 【鉄則2】就業規則と産業医の判断を絶対的な基準とする：感情論ではなく、明確なルールと専門家の意見に基づいて客観的に判断する。
- 【鉄則3】配慮義務を果たしつつ、不公平な状態を長期化させない：改善の機会を与え、配慮を示す一方で、会社の秩序を守るための最終判断（休職期間満了など）を躊躇しない。
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