
総務の重要な仕事の一つが、法改正や社内規則の変更への対応です。
法改正対応は会社の仕組みを変える重要な仕事ですが、複雑でつまずきやすい点が多いですよね。
正直、私も得意とは言えませんが、経験を通して「理解・判断・伝達」の3ステップを意識すると格段に進めやすくなりました。
本記事では実務で使える考え方と具体的な進め方を紹介します。
法改正対応のプレッシャーを和らげる意識
法改正対応はプレッシャーが大きい業務のひとつです。
ただし、見方を変えれば「総務の知識を深めるチャンス」でもあります。たとえば、
など、制度変更は自分の生活にも関係するケースが多くあります。
背景を理解しながら進めることで、ただの事務作業ではなく「社会の動きを理解する仕事」へと意識が変わります。
内容理解を効率化する情報収集のコツ
最初にやるべきは「内容の理解」です。理解が進めば対応策の設計が容易になります。
ただし、情報源の選び方には少し注意が必要。
国の公式文書は正確ですが、法律用語や特例が多く読み解くのに時間がかかることが多いです。
初期段階では次の情報源を活用すると効率的です。
士業の個人ブログも有益ですが、法人格を持つサイトはチェック体制が整っていて誤りが少ない傾向があります。
自社に関係があるかを正しく判断する
内容を理解したら「自社に関係があるのか」を判断します。
ここを誤ると重要な改正を見落としたり、関係ない項目に時間を浪費したりします。
判断基準の例は以下の通り。
優先順位をつけ、影響の大きいものから対応することが重要です。
労務関連の改正は最優先で対応する
従業員の生活や労働条件に関わる改正は会社として最優先で対応すべきです。例えば、
こうした変更を社内に伝え忘れると、「何で教えてくれなかったの?」という不満が総務に向けられてしまいます。
さらに、就業規則の追記や改訂が必要になるケースも多く、ここを丁寧にフォローできると経営層からの信頼にもつながります。
税法の改正も見逃せない
毎年発表される「税制改正大綱」はチェック必須です。
施行時期は分かれているため、改正の発表(例:年末〜年明け)と実施時期を明確にしておきましょう。
また、税制関連は社長や経営層の方が情報を早く入手する場合もあります。
法人税や消費税は会社の決算に直結するため、経営層と一緒に確認しながら進めるのが漏れ防止に有効です。
士業の先生に確認するタイミングと役割
顧問税理士や社労士がいる場合は早めに相談しましょう。
概要は自分で把握できても、特例・例外や社内事情に照らした判断は専門家の見解が役立ちます。
ただし、士業でもグレーな案件には曖昧な回答が返ってくることはあります。
その場合は、リスクと判断材料を整理して経営層へ報告するのが総務の重要な役割です。
ここでのポイントは「決定」ではなく「正確に伝える」ことです。
伝達と記録で徹底的に社内に浸透させる
対応方針が決まったら、次は周知と記録です。重要なのは以下の2点です。
社内に伝達をする場合、丁寧でわかりやすい文章や記録が残るやり方やツールの使用が欠かせません。
義務事項を怠ると罰則や行政指導の対象になる場合もあるため、「伝えたつもり」ではなく「伝わった状態」を作ることが大切です。
法改正の情報をあとで確認できる場所を作る
社員のなかには、「へーそうなんだ」程度で記憶に残らないこともあります。
後日、「あの法律ってどうでしたっけ?」と総務に問い合わせがくる手間を減らすために、誰でも自分から確認できる場所を用意しましょう。
こうした準備が、後の問い合わせで時間を取られる負担を減らします。
クラウドを利用して問い合わせの手間を省く
なかにはGoogle DriveやDrop boxなどクラウドストレージサービスを利用している会社もあるでしょう。
法改正により内容の変更や修正したPDFなどを、クラウド上に置けば、場所を問わず誰でも閲覧することができます。
ただし、法改正を周知することと同時にデータも更新しておくことが重要。
古いデータのままだと、逆に社員の混乱を招く恐れがあり、逆に問い合わせが増えてしまいます。
便利なサービスを有効に利用するために、心掛けておきたいポイントです。
Google Driveの活用についてはこちらの記事をご覧ください。
【総務女性必見!】ITが苦手でも大丈夫!女性総務社員のためのGoogle Drive活用術と業務改善
指示に従わない社員へのフォロー対応
「手間が増えた」「面倒だ」と反発する社員もいるかもしれません。
しかし、強制よりも「理解」を重視する方が効果的です。
法改正を守ることが社員自身の利益(有給取得・労働時間管理・安全確保など)につながることを説明すると、納得感が膨らみ、協力を得やすくなります。
まとめ:正確に理解し、確実に伝える
法改正対応は一見難しく感じますが、3ステップで整理すれば着実に進められます。
「理解」して、「判断」し、「伝達」する。この流れを意識するだけで、法改正対応は確実にスムーズになります。
総務として焦らず、一歩ずつ。会社の安心は、あなたの冷静で確実な対応に支えられています。
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