いろいろな業務が舞い込んでくる総務の仕事。
ときには頭の中がテンパってしまい冷静な判断や対応ができなくなることも。
そこで、本記事では、
そんな悩みを抱える総務の方へ、20年余り総務に携わった私の実体験を交え、落ち着いて仕事をこなすための考え方を紹介します。
仕事が多くても冷静でいるための考え方
日々、日常のルーチン業務に加え、突発的な仕事が舞い込んでくる総務。
時には仕事量が多すぎて、気持ちが追いつかず焦ってしまうこともありますよね。
このような状況が続くと、心も体も疲れ切ってしまいますよね。
私自身も、
など、多種多様な仕事をしていたので、時には発狂しそうなときもありました。
しかし、業務のやり方、考え方しだいで焦ることなく平常心を保つことはできます。
それでは、冷静に仕事を進めるためのポイントを解説します。
作業にかかる時間を多めで考える
始業と同時にその日にする作業を、優先順位を決めて行うと思います。
その際に、業務の完了時間を「大まかな時間」で計算していることがほとんどではないでしょうか？
また、予定をキツキツに詰め込んで、一気に作業をやってしまおうとする人もいます。
作業のなかには思うように進まず、予定より多くの時間を費やしてしまうこともありますよね。
さらに、総務は電話応対もあります。
日によっては電話が集中し、目の前の作業になかなか手が付けられないときもありますね。
そうなると、次に取り掛かろうとしていた仕事も後ろにズレてしまいます。
これが繰り返されると、
ということにもなります。作業が後ろにズレることで圧迫されたスケジュールに、さらに仕事の依頼があると気が焦ってしまいます。
そのため、一つの作業に多めの時間を設定しておくことで、追加の業務も入るスペースを作っておきます。
これだけでも、負担は軽減され焦ることも少なくなります。
気持ちに余白を作ることで余裕が生まれる
作業にかかる時間を多めに設定することで、気持ちに余裕が生まれます。
しかも、予定した時間よりも早く終われば、次の作業に「前倒し」で取り掛かることができるので、さらに余裕が生まれます。
このように感じられた時点で、順調に作業が進んでいる証拠ですね。
大事なことは、「前倒し」という感覚は、気持ちを落ち着かせる大きなポイントということ。
気持ちの余裕があるときに、総務特有の「突発的な仕事」が舞い込んできても、空いた時間を使えるためスケジュールを圧迫することなく対応することができます。
焦って対応する必要もなく冷静な判断がしやすくなりますね。
気持ちに余裕がないときにありがちなこと
常に余裕を持つキャパ80％の法則
これは私が総務で多種多様な仕事をしていたときに、常に意識していたことです。
「法則」とありますが私が勝手に言っているだけなので、あまり堅く考える必要はありません。
しかし、この考え方は冷静さを保つうえで、とても重要なことだと実感しています。
忙しく作業をしていても頭の中では常に、
と意識することです。
この意識を持ち続けることで、自分自身に「気持ちに余裕がある」と言い聞かせることができます。
逆に、あれもこれも頭に詰め込んだキャパ100％状態だと「意識」してしまうと、一つイレギュラーが発生した瞬間にパンクしちゃいますからね。
実際のスケジュールと頭の中を、別々で考えることがポイントです。
キャパオーバーってどんなとき？
人はよく「キャパオーバー」とクチにすることがあります。
しかし、キャパオーバーしている目安はどこにあるのでしょうか？
私が考えるキャパオーバーの目安は2つです。
時間のキャパオーバー
1つは「時間的なキャパオーバー」です。
例えば、2時間後に必要な資料を急いで作っているとします。
そこに急遽、30分ほど時間が取られそうな仕事が舞い込んできます。
資料作成が間に合わない可能性が高いため「キャパオーバー」になります。
分かりやすいですね。
気持ちのキャパオーバー
もう1つは「気持ち的なキャパオーバー」です。
これは明確に形がある訳ではなく個人差があります。
先ほどの項で触れた「キャパ80％の法則」を基に考えるもので、単純に「20％の空きがある」と考えられなくなったときです。
このバロメーターは、自分自身に問いかけるため、とても正確な感覚ですね。
時間や気持ちのキャパをオーバーしている状態で、更に仕事を引き受けると、イライラしたり書類のミスが増えるため、抱えている仕事を説明し対応が難しいことを丁寧に伝え、別の社員へ依頼するなど自分への負担をかけすぎないことも大切です。
ミスを起こして余計な時間が取られると悪循環にもなりますね。
焦らないための心構え
仕事が立て込んだり期限に追われたりすると、どうしても焦りが生まれてしまいます。
これは総務以外の仕事にも言えることですが、急なトラブル対応に焦らないことは問題解決の近道です。
この時、意識することは「焦っても状況は何も変わらない」こと。
これを常に意識しておくことでどのような場面でも冷静に対応ができるようになります。
大事なことなのでもう一度、
周りの社員から「ほんと焦らないですね」とよく言われていましたが、「焦って物事が早く解決するなら、いくらでも焦りますよ！」と笑い話をしていたものです。
しかし、実際は焦れば焦るほど解決が遅くなることの方が多いですからね。
焦ることで極度に視野が狭くなる
人は焦ると極端に視野が狭くなります。
同時に発想も固まってしまい柔軟な視点から見ることも難しくなりますね。
実際にあったトラブル対応を紹介します。
外部の業者と業務提携の商談を自社で行っていた時です。
先方より「プロジェクターを貸して欲しい」と要望があったため用意しました。
商談が始まり、先方の事業内容を紹介するためにプロジェクターで投影していました。
ほどなくして急に「映らなくなった！」との知らせが入りました。
大事な業務提携の商談で、しかも自社のプロジェクターのトラブルは焦る場面です。
この時「焦っても状況は変わらない」と意識しておけば、状況を冷静にみることができます。
と思い、プロジェクターとパソコンを繋ぐHDMIケーブルを触ってみました。
すると、先方のパソコンに繋いていた側の接触が弱く、きちんと繋ぐことで投影され問題が解消しました。
これが、焦った状態で対応をすると、複雑な箇所から確認したり、見当違いな部分を調べたりして、単純なことへの気付きがなかったかもしれません。
このように、解決が簡単なことも気が焦ることで、見えなくなり解決が遅れた経験をした人は少なからずいるのではないでしょうか。
普段から焦ることを抑える意識は、急なトラブル対応の早期の解消につながります。
最後に
いかがでしたでしょうか。
昨今、業務効率化に焦点をあて、スムーズな業務を行う意識が高まっています。
しかし、それ以前に総務社員1人ひとりの気持ちを整えることが、過剰なストレス負担の抑制にもつながります。
総務は常に広い視野で冷静に業務に当たらなければなりません。
この3つを意識することで、日々忙しくしている総務の方々が少しでも穏やかに冷静に業務に取り組むことができ、結果的に業務効率も向上し、ストレスも減少していくはずです。
焦らず、冷静に、そして着実に。仕事を進めていきましょう。
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