仕事を依頼されることが多い総務。
しかし、依頼されるときの言葉によってはイラっとすることもあります。
本記事では、20年余り総務に携わってきた私の感覚を基に、
総務の人なら共感必至の「言われてイラっとする言葉」を紹介していきたいと思います。
あるある！と共感しながらリラックスして読んでみてください。
総務が言われてイラっとする言葉
仕事を依頼されるとき、何気ない一言に、
と感じる瞬間があります。
意識的なものなのか無意識なのかはさておき、多くの総務担当者が共通して感じやすく、実際に現場でよく飛び交う言葉を8つ選んでみました。
また、「どのような社員がその言葉を使いがちなのか」についても、私自身の経験をもとに紹介していきます。
後半にいくにつれて、より共感できる内容になっているはずです。
ちょっとお願いしていい？
まずは、比較的ライトなところから。
依頼ごとが多い総務のポジション。
話しかけられるとき、最初の一言としてよく耳にするのが「ちょっとお願いしていい？」です。
日常的によく使われるフレーズですが、この「ちょっと」がクセモノ。
内容によっては、まったく「ちょっと」ではないものもあります。
正直なところ「ちょっと」と言われて持ち込まれる仕事ほど、手間がかかる場合が多いと感じることもあります。
決して悪気はないのでしょうが、依頼内容の重さと「ちょっと」の度合いは少し意識してほしいところ。
この言葉をよく使う社員には、以下のような傾向が見られることが多いです。
こうしたタイプの人には、依頼された時点で内容をできるだけ詳しく聞き返すのがおすすめです。
最初にボリューム感がわかれば、引き受けるタイミングや処理する時間も調整しやすくなりますね。
総務って何やってるの？
総務が何をしているのかわからない。
これは、バックオフィス業務が中心の総務では、比較的よく聞く言葉かもしれません。
この言葉にイラっとしてしまう理由は、「総務って何もしてないよね」と暗に言われているような感覚です。
総務の業務は表に見えにくい性質があるため、ある程度は仕方がない面もあります。
ただ、「総務ってどんなことをしているんですか？」と聞き方を変えてもらえるだけで、こちらも気持ちよく受け答えができるのですが…。
一方で、総務の仕事を意識したことがなく、
のケースもあります。
そのため、一概にイラっとする言葉と言い切れないのもこのフレーズの特徴ですね。
使う人や言い方次第で、受け取り方が大きく変わる言葉でしょう。
総務に任せれば大丈夫でしょ！
一見すると、頼られているようにも聞こえる前向きな言葉です。
ただ、実際には、少し丸投げや押し付けに近い感覚を覚えることもあります。
このような言葉は、断りづらく、無理をしてでも引き受けてしまいがちです。
さらに、「大丈夫」と先に言われてしまうと、依頼ごとに完璧な対応を求められているような感覚になります。
ミスができないと無意識に感じてしまい、見えないプレッシャーを抱えてしまうことも。
頼られること自体はありがたいですが、いくら総務が万能だと思われがちでも、私たちも人間ですからできないことはあります。
この言葉を使いがちな社員には、次のような傾向が見られます。
他力本願だったり、深く考えずに「とりあえず依頼しておく」姿勢の人に多く見受けられます。
このような場合はすぐに引き受けず、まずは内容を確認することが大切。
話を聞いてみると本来は総務の管轄外の業務であるケースもあります。
安易に引き受けてしまうと、想定以上に時間を取られてしまう…そんなやっかいな言葉ですね。
総務なら知ってるよね？
当たり前のように、何でも知っている前提で話しかけられる言葉が「総務なら知ってるよね？」です。
もし、「それはわからないです」と答えた場合、
と思われてしまいそうで、正直、気が重くなる言葉でもあります。
そもそも、総務であっても知らないことはたくさんあります。
知っている前提で来られると「無理をしてでも何か答えないといけない…」それがストレスになってしまいます。
この言葉を使いがちな社員には、次のような傾向が見られます。
中でも他部署の管理職に多く、社内ルールや制度、業者の連絡先などを知ってて当たり前、即答できて当然だと思われている場面もあります。
一方で、特に悪気はなく純粋に確認のつもりで使っている人もいます。
ただ、そのあとに「え、知らないの？」という反応をされると、総務側としては一気にプレッシャーを感じてしまうものです。
こうした言葉を頻繁に使う人には、
と、サラッと他へ誘導するのがベストです。
無理に抱え込まず、自然に役割を戻していくことも総務にとっては大切ですね。
急ぎじゃないけどできるだけ早く！
よく使われる言葉ですが、冷静に考えてみると、急ぎなのか急ぎではないのかよくわからない言葉です。
この場合、実際には「できれば早くやってほしい」という気持ちの方が強いことがほとんどですね。
依頼する側としては、「急ぎじゃない」と付け加えることで、相手にプレッシャーをかけない配慮をしているつもりなのだと思います。
そのため、決して悪気があるケースばかりではありません。
ただ、依頼される側からすると、期限はできるだけはっきりしてもらいたい、というのが正直なところ。
次のような社員が使いがち。
また、本来はもっと早く対応すべきだった仕事を、ギリギリになって総務に依頼してくるケースもあります。
本人としては「無理しなくていいよ」という配慮のつもりでも、総務側からすると「結局、急ぎなの？」と判断に迷ってしまう言葉です。
このような場合は、「◯日までに対応すれば問題ないですか？」と、こちらから期限を確認するのが一番確実です。
実際に聞いてみると「いや、それは急ぎじゃなくて、緊急では？」と思うこともよくある話ですね。
さて、ここまで読んでいただき少し読み疲れてきた方もいるかもしれません。
ですが、このあたりから、イラっとするレベルはさらに上がっていきます。
もう少しだけ、お付き合いいただけたらうれしいです。
これって総務の仕事だよね？
「総務の仕事だよね？」と言われるとき、その多くは担当者がはっきり決まっていない業務や作業であることがほとんどです。
依頼先が見当たらないときに、ひとまず総務に振られる場面でよく使われる言葉ですね。
この背景には、総務が「何でも屋」だと思われていることがあります。
なんでもかんでも総務に依頼すればいい、という空気が社内に広がるとあらゆる方向から依頼が飛んでくるようになります。
しかも、そうした業務や作業に限って評価されにくいという点もつらいところです。
この言葉を使いがちな社員には、仕事の境界をあまり意識していない傾向があります。
と思っているケースも少なくありません。
また、自分で抱えたくない仕事を、「総務の仕事」という形にしてしまおうとする人もいます。
特に、権限を持つ管理職ほど、「たぶん総務でしょ？」という感覚で業務を押しつけてくる場面が見られます。
こうした職場では、総務の専門性よりも、「何でも対応してくれる部署」という認識が先行してしまいがちです。
このようなときは、「ケースバイケースですね、どんな内容ですか？」と返してみるのがおすすめ。
先に内容を確認することで、無理な押しつけや本来の管轄外業務を回避できる可能性があります。
前もやってくれたよね
この言葉が使われるとき、前回は「好意」で対応していたケースがほとんどです。
誰がやるか決まっていない業務や作業で、たまたま手を貸した場面に多く見られます。
あくまで好意で動いた結果が、いつの間にか「あなたの役目」として固定されてしまいます。
これが一度定着してしまうと、同じような依頼はすべて特定の人に集中していきます。
これは総務に限った話ではなく、どの部署でも起こり得る問題です。
最初は善意だったものが、「やって当たり前」になることで、社員にとって大きな負担になります。
と、心の中で思ったことがある人は多いはず。
この言葉を使いがちな人には、次のような傾向があります。
人の好意に甘え、それを暗黙のルールにしてしまうことで、感謝の気持ちが薄れてしまうのも危険です。
こうして特定の社員に頼る業務が頻繁に発生すると、それはもはや臨時対応ではなく通常業務になります。
本来であれば、担当者を明確にし、正式な業務として整理されるべきものです。
担当が決まらないまま業務が続くことで、担う人が自然に、そして勝手に決まってしまうことが当事者にとって一番のストレスになります。
実は、こうした状況が続くことで退職を考えるきっかけの一つになることもあります。
実際に、好意で対応していた業務がいつの間にか自分の仕事になり、負担が大きくてつらいと相談を受けたこともありました。
業務の必要性や役割分担は、個人の善意に委ねるのではなく会社として毅然と判断していくことが重要ですね。
簡単な作業だからすぐできるよね？
個人的には、これが一番イラっとする言葉です。
そもそも、「簡単な作業かどうか」を判断するのは、依頼する側ではなく実際に作業する側です。
さらに、「すぐできるよね」という言葉も、本当にすぐできるのであれば依頼主本人が処理した方が早いはず。
つまりこの言葉が使われる場面の多くは、本人がやりたがらない作業であり、結果的に面倒で時間がかかるものになりがちです。
それにもかかわらず、「簡単」「すぐできる」と付け加えることで、依頼しやすくなる感覚があるのは不思議でなりません。
総務にとっては、正直、かなり迷惑な言葉ですね。
この言葉を使いがちな人には、
本当に簡単なら、自分でやった方が早いのでは、とツッコミたくなる場面もあります。
中には「簡単」と言うことで、相手を断りづらくさせる心理を無意識に使っている人もいます。
その結果、総務の仕事が「誰でもできる雑用」のように扱われてしまうこともあります。
簡単に見える作業ほど、実は裏で調整や準備が必要なことが多く、その苦労は外からは見えにくいものです。
例えば、「資料を印刷しておいて」と言われた一言の裏にも、データの確認や整理、プリンターの設定など、細かな作業が積み重なっています。
このような言葉を投げかけられたときは、作業にかかる時間を具体的に伝えることが有効です。
「〇〇をするには、□□の作業が必要なので、△時間ほどかかります」と途中の工程を説明することで、簡単ではないことが伝わりやすくなります。
作業を経験したことがない人には想像がつきにくいため、きちんと言葉にして伝える勇気も必要ですね。
なんか適当にやっておいて
さて、いよいよ最後の言葉です。
総務の中でも、これを言われて一番イラっとする人が多いのではないでしょうか。
もはや、相手が指示を出すことを放棄し完全に丸投げしている状態です。
しかも、使用頻度が決して少なくない点も問題です。
やり方やゴールがわからないまま作業を進めることは、大きなストレスになります。
何を基準に進めればよいのか判断できず、結果として作業も思うように進みません。
また、「適当」という言葉は「適切に」という意味にも取れますが「いい加減に」と受け取れてしまう言葉でもあります。
そのため、どの程度きちんと仕上げるべきなのかがまったく見えません。
この言葉に、配慮を感じられなかった経験がある総務の方も多いのではないでしょうか。
この言葉を使う人には、
が見え隠れします。
「適当に」と言っておけば、仕上がりに不満があっても「そんなつもりじゃなかった」と言えてしまうからです。
また、具体的に考えるのが面倒で、
しているケースもあります。
背景には、「総務なら何とかしてくれるだろう」という、便利屋扱いの認識があることも少なくありません。
指示の出し方が雑な人ほどこの言葉を使いがちで、他の場面でも周囲を混乱させている可能性があります。
この言葉を投げかけられたとき、私はよく「え、本当に適当にしますよ？」と問い返していました。
本当に困る業務であれば、ここで相手は必ず具体的な説明を加えてきます。
逆に、それでも問題ないと言われた場合は、重要度の低い業務だと判断し指示通り「適当に」進めます。
もし仕上がりが想定と違ったとしても、それは詳細な指示がなかったことが原因。
依頼通りに対応したという意識を持ち、過度にストレスを抱え込まないことも総務には大切ですね。
最後に
総務に携わる人たちにとって、日常的に投げかけられる「依頼の言葉」が思いがけずストレスの原因になることは少なくないですね。
総務の仕事は多くの人を支える役割である一方、依頼のされ方ひとつでその負担の重さは大きく変わります。
何気なく使っている言葉でも、受け取る側の立場に立って考えてみると、実は負担になっている。
そんな場面もあるのではないでしょうか。
これは総務に限った話ではありません。
社内でのコミュニケーションも、少しの配慮や心遣いがあるだけで業務はよりスムーズに進みます。
相手を思いやる一言が職場の空気をやわらかくし、結果として自分自身の働きやすさにもつながっていくはず。
ぜひ、こうした視点を社内全体に広げてみてください。
少しでも、総務を含めた全員がストレスの少ない環境で働ける職場になることを願っています。
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