「総務って、なんだか暇そう」
そんなふうに思われたことがある総務担当者は、意外と多いのではないでしょうか。
日々の業務は多岐にわたり、突発的な依頼や期日厳守の仕事も多いなか、なぜか周囲からは、
と誤解されがちです。
その原因には「見えにくさ」や「イメージの固定化」といった理由が隠れています。
この記事では、総務が「暇そう」と思われる理由、実際の業務の実態、そして誤解されたときの対処法までを丁寧に解説します。
同じように悩んでいる方の心が少しでも軽くなり、日々の業務に自信が持てるようになれば幸いです。
総務が暇そうと見られてしまう理由
一見すると、デスクで静かに作業していることが多い総務。
その姿から「暇そう」と思われがちですが、果たして本当にそうなのでしょうか？
ここでは、なぜ総務が「暇そう」に見られてしまうのか、周囲が抱く先入観や見た目の印象から探っていきます。
淡々とした作業が「暇」に映る
総務の仕事には、勤怠データの管理表をまとめたり、各種書類の照合作業をしたりと、
がたくさんあります。
こうした姿は、周囲から見ると動きが少なく「暇そう」と映ってしまうことがあります。
ですが実際には、
していることが多く、決して気を抜ける状態ではありません。
特にデスクワークが中心となる日は、その静かな光景だけを切り取られて「暇なのでは？」と誤解されがちなのです。
雑務＝楽＝暇、という思い込み
総務の仕事は「雑務中心」と認識されやすく、そのイメージから「楽そう」「誰でもできる」と思われることがあります。
そこからさらに「楽なら暇なんでしょ？」という短絡的な思い込みにつながってしまうこともしばしばです。
しかし、実際の雑務は種類も多岐にわたり、ときには手間や時間のかかる業務を担うこともあります。
そのなかで、簡単に見える瞬間だけが周囲の目に入ってしまうと「暇そうだな」と誤解されやすいのも事実。
総務の仕事は、目立たずとも社内を円滑に回すための重要な歯車。
楽でも暇でもないというのが現場の実感ではないでしょうか。
雑務を侮るなかれ！：雑務の集中で突然忙しくなる
一見、簡単に見える雑務ですが、依頼ごとがすれば、途端に多忙になることもあります。
また「雑務だけ」をしている訳はなく、通常業務の合間をぬって雑務をこなす。
また、締切直前の業務と重なるとさらに負担は倍増。
この感覚は総務経験者でないと、なかなか実感できない点ですね。
さらに悩むポイントは「いつ集中するかわからない」ことです。
スケジュール通りに進まない日、自分の作業がまったくできない日なども起こるのが総務の特徴ですね。
会社によって業務量に差がある
総務が「暇そう」と思われる理由の一つに、会社によって総務の業務範囲や負担量が大きく異なるという点があります。
従業員数が少ない会社では、人事・経理などの業務量、社員からの依頼が少なく、総務の仕事自体があまりない場合もあります。
また、中途社員などが前職でそのような「暇そうな総務」を見てきた場合、
という先入観につながることもあるでしょう。
反対に総務に幅広い役割を担わせている会社では、逆に「総務が一番忙しそう」と思われていることもあります。
このように、総務の忙しさはその社員の能力や働き方によるものではなく会社の方針や組織体制による部分が大きいのです。
総務が暇か忙しいかは、あくまでその職場の環境次第という視点も、ぜひ理解しておきたいところです。
会社によっては何でもかんでも総務の仕事になっているケースもあります。
いわゆる「何でも屋」ですね。そんな総務が何でも屋にならないためのヒント記事もあるので、ぜひ読んでみてください。
【区分明瞭】総務が何でも屋にならないために！元総務部長が実践した雑務を押し付けられない工夫と実践術
忙しさに波があるため「暇な瞬間」が目立つ
総務の仕事には、日によって業務量に大きな波があります。
「今日は依頼が多くて一日中バタバタだった」と感じる日もあれば、反対に特別な依頼もなく、「自分のペースで淡々とデスクワークに集中できた」なんて日もあるでしょう。
ここで、「落ち着いた日」がたまたま周囲の目に入ると「あれ？総務っていつも暇そう」と思われてしまう原因になることもあります。
計画通りに進めているだけ！
スケジュールの組み方による見え方
総務の業務は1日単位ではなく、週や月単位でスケジュールが組まれていることが多いため、表面上は余裕があるように見えるかもしれません。
といったように、頭の中では常に次の業務が組み立てられています。
実際には、波のある仕事の中で先を見据えながら業務を調整し、リスクを避け、余裕を作っておくことこそが総務の腕の見せ所。
「暇そう」に見える瞬間こそ、実はしっかりと計画的に動いているのかもしれません。
実は忙しい総務のリアルな業務の実態
「暇そうに見える」ことと「実際に暇である」ことは別の話。総務の業務は、
など、想像以上に多岐にわたり、スケジュールはタイトです。
ここでは、見えにくいけれど確かに存在する、総務の日々の忙しさや業務のリアルな裏側を掘り下げます。
急な依頼対応の多さと見えにくさ
総務の業務には、突発的な依頼への対応が日常的に発生するという特徴があります。
たとえば、
など、急ぎの対応を求められることは決して珍しくないですね。
こうした業務は一見すると単なる「雑務」のように映ることが多く、実際の苦労は周囲に伝わりにくいものです。
特に、すでに抱えている業務に追われているときに追加の依頼が来ると、総務側は非常に忙しい状態になります。
それでも外から見ると、「頼まれたことを処理しているだけ」に見え、忙しさが理解されにくいですね。
このような実際の感覚と周囲の印象のギャップが、総務が誤解される大きな要因の一つです。
期限付きの業務に追われる日々
総務の仕事の中には、「期限付き」で進めなければならない業務が数多く存在します。
たとえば、
など、決まった期日までに正確に完了させなければならない業務が定期的に発生します。
こうした業務を担当している総務社員は、1日中デスクに向かって作業に集中していることも珍しくありません。
その姿が「静かで動きがない」ために、周囲からは「暇そう」「手持ち無沙汰なのでは」と誤解されてしまうこともあります。
しかし実際には、ひとつの作業を進めながら頭の中では、
が次々と浮かび、常に複数の業務が頭をよぎっている状態なのです。
目の前のタスクだけでなく、月単位・週単位でのスケジュール感覚を持ち、優先順位を組み立てながら進めている姿勢は決して「暇」などではありません。
表面的な動きが少ないからといって、業務負荷が軽いとは限らない。
静かに見えても、内側ではフル回転している。
それが期限付き業務に追われる総務の日常です。
見えにくくても常に存在する仕事
総務の仕事には、「ここまでやったら終わり」と区切れる業務ばかりではありません。
など、見えにくくても常に存在する仕事がたくさんあります。
こうした業務や役割が、実は周りに見えにくいため、忙しくしているにも関わらず「暇そう」と思われる原因ですね。
「アレもやらなきゃ」で溢れている総務の仕事
総務社員のなかには、書類や備品の丁寧な管理や整理整頓をしたい人も多くいます。
社内の「見えない不便」を解消し、効率的に作業が進められる意識を持った人です。
こうした業務は、日々のルーチンや突発的な対応に追われるなかで後回しにされがちですが、常に頭の片隅に「やらなければ」と残り続けます。
しかもその多くは、時間と手間がかかる作業ばかり。
整理整頓や改善提案は「誰でもできそう」に見えて、実際には判断力や全体把握力が求められる仕事です。
総務は暇と誤解されたら？
「総務って暇そうね」そんな声に振り回されないためには、正しく伝える力と、自分の中の意識の持ち方が大切です。
ここでは、誤解を防ぐ工夫や周囲の声との向き合い方について考えていきます。
評価するのは会社、周囲の声に一喜一憂しない
「総務って暇なの？」などと感じる周囲の印象はあくまで「表面的なもの」であり、総務としての本当の評価基準とは異なります。
総務の業務は派手な成果が見えにくい一方で、日々の地道な対応や正確な処理の積み重ねが評価される仕事です。
会社からの評価は、1日や1週間のパフォーマンスではなく1年を通じて、
などの総合的な実績によって下されるもの。
そのため「周りの社員にどう思われているか」に過剰に反応してしまうと、本来意識すべき基準からブレてしまいます。
たとえ暇そうに見えたとしても自分の業務を着実に遂行し、会社が求める成果に向かっていれば問題はありません。
「評価するのは会社であり、上司である」という視点をしっかり持つことが、長く総務を続けていくための心の軸になります。
誤解や雑音に気を取られず、淡々と業務に取り組む姿勢こそが、最終的に信頼や評価につながっていくのです。
しかし、一方で「総務の仕事は評価されにくい」と感じるのも事実。
そんな評価されにくい仕事を「評価される仕事」に変えるには？そんなテーマの記事もあるので、ぜひ、読んでみてください。
【評価のギャップ】総務が「評価されない」と言われる本当の理由と評価されるための行動
進捗や成果を「見える化」する工夫
総務の仕事は、数字としてすぐに成果が表れる営業職などと違い、業務の内容や進捗が外からは見えにくいことが多い職種です。
周囲からは、「何をしているのか分からない」「動いていないように見える」と思われやすいですね。
こうした誤解を避けるために有効なのが「業務の見える化」です。
たとえば、定期的に進捗を報告する場をつくったり、完了した仕事を掲示板や社内チャットで共有したりするなど、
「やったこと・やっていること」を言語化・可視化する工夫が有効です。
また、資料として提出しておくことも、総務の業務価値を理解してもらいやすくなります。
暇に見える＝「動きが見えない」だけ、かもしれません。だからこそ「見せる努力」も立派な仕事の一部。
自分の働きぶりを正しく伝える手段として、見える化は非常に効果的ですね。
周囲を気にすること自体が「暇な証拠」かも？
「総務って暇そう」と思われることが気になって仕方がない…。
そんなふうに感じているとしたら、もしかすると、「自分の中に少し余裕がある」のかもしれません。
本当に忙しく、目の前の業務に集中しているときは、周囲からどう見られているかを気にしている暇さえありません。
「やるべきこと」に追われていると、他人の評価よりも目の前のタスクの完了や、成果の質に意識が向くものです。
周囲の雑音が耳に入らないくらいに、業務の意味や目的に集中できている「適度な仕事量」が理想かもしれません。
とはいえ、誰でも周りの目が気になることはあるもの。
そんなときは「今の自分は何に集中するべきか？」と一度立ち止まってみるのも、意識を整える良いきっかけになります。
こうした意識も大切ですね。
最後に
総務の仕事は、外から見ただけでは「暇そう」と誤解されがちです。
しかし実際には、
多岐にわたる業務と責任を抱え
体は動いていなくても頭の中はいつも忙しい
淡々と見える作業の裏には、期限に追われる業務や突発的な対応、そして社内全体を支える役割があります。
また、業務が目に見えにくいことや、会社によって求められる役割の違いから、周囲の誤解が生じやすいのも事実です。
そんな時には、
そんな意識も大切です。
さらに、周囲の目が気になること自体、ある意味、余裕の証とも言えます。
自分の業務に集中し、責任感を持って取り組むことで、総務としてのやりがいや信頼を築いていけるでしょう。
次によく読まれている関連記事
【総務は楽そう】と言われてつらい…現場の実態からみる心にジワジワ効く「理不尽」と「心の叫び」
カテゴリー別に総務の現場で役立つ記事をまとめています