会議は本来、重要な意思決定の場ですが、無駄な会議が多すぎると感じている方も多いのではないでしょうか。
目的が不明確、時間がだらだらと延びるなど、会議の非効率さが社員のモチベーションを下げてしまい組織の成長を妨げていることもあります。
この記事では、無駄な会議の特徴と効果的な会議へ変える方法をご紹介します。
無駄な会議は社員の士気を下げる
会社では、経営方針の決定や規則の見直しなどを会議で話し合います。
うまく活用すれば、社員の働き方やモチベーション向上にもつながる重要な場です。
しかし、無駄な会議が多くなると、かえって社員の時間と意欲を奪う原因になってしまいます。
また、会議を行うために社員を集めるとき、社員の時間を使っているという意識を持たなければなりません。
タイパが悪い？社員の時間を使う無駄な会議
会議を仮に1時間行うとして、参加社員が8名とした場合、8時間分の時間を使うことになります。
これは社員1人の1日分の勤務時間に相当します。
つまり、無駄な会議を続けることは、会社にいながら1日無意味な時間を過ごす社員が1人いるのと同じ。
こうした時間の使い方に意識を向け、
と冷静に考えなければなりません。
この視点を意識しながら、本記事を読み進めていけば「無駄な会議」かどうかの判断材料になりそうです。
無駄な会議の6つの特徴
目的が不在な会議
会議が単なる形式的な集まりになり、参加者が無駄な時間を過ごしてしまう。
これは、会議の目的が曖昧であることが大きな原因です。具体的には、
といったケースです。
このような場合、本来必要のない議論が行われ、無駄な時間を費やすことになってしまいますね。
会議日程が何よりも最優先？：アポイントよりも会議の日程を優先する意識
会議の日程は1ヵ月前など早めに決まることが多いです。
また、毎月開催日が決まっている会社もあるでしょう。
先に決まってしまう会議の日程、実はその後の社員の予定を圧迫しているかもしれません。
例えば、取引先とのアポイントが会議の日程と重なった場合、どちらを優先するでしょうか？
多くの場合、先に決まっている会議の日程を優先するのでは。
無駄な会議は、そうしたスケジュールの邪魔になっていることも注意するポイントですね。
目的や進行が曖昧な会議
議題が曖昧だったり進行が不十分な会議は、脱線しやすく結論や方向性が決まらないまま終わることが多くなります。
意見交換が活発に行われず、意思決定ができないまま時間だけが過ぎていく…
また、終始グダグダな会議をしたにも関わらず終了時間が守られないことも。
この点は、参加している社員はとても敏感に意識しているものです。
目的を明確にし、時間管理を徹底しければ、会議に前向きに参加する社員はゼロになるでしょう。
時間オーバーが社員のモチベーションを最も下げる
会議の開始時間は厳しく守るが、終わり時間は曖昧なことはありませんか？
特に、開始時間に遅れたときに注意された社員にとっては、
と不満を感じます。
また、予定がある社員にとっては議論を割って「次の予定があるので」と言いづらくなります。
このような状況が頻繁にあると社員にとっては「締まりのない会議」と感じてしまい、参加へのモチベーションも下がっていきます。
議題がなくても会議時間をフルに使う
こんな会議の経験ありませんか？
会議がスムーズに進み、予定よりも早く終わったにも関わらず時間いっぱい使う会議です。
その場合、議題がなくなっても「その他、議題はありませんか？」と無理に議題を作ろうとします。
ひとつ言えることは、
ということです。このような議題は、本来、時間がなければ触れられないもの。
それを無理に時間いっぱい使うことは社員にとって「もう終わろうよ…」と不満に感じます。
会議の鉄則は「スムーズに進めさっと終わる」こと。
この意識がない会議はダラダラ間延びする会議になりがちですね。
決定事項が守られない会議
会議で決定したことが、社内に浸透せず守られないと、会議で議論する意味がなくなってしまいます。
このような状態が続くと、会議自体が軽くみられ社内の規律にまで影響してしまいます。
会議で決まったことは会社のルール、会議の重みを作るために厳格な場であることが大切ですね。
会議にセットの議事録作成
会議の際には、議事録を取ることが社員に記憶させるためにも必要なものです。
しかしこの議事録、会話を聞きながら記録する作業は思った以上に大変なこと。
会議の進行についていきながら、しかも正確に記録に残していく作業は、ときには抜けてしまう部分がでてくるかもしれません。
そうした議事録では、
など、本来の機能がなくなってしまいます。
議事録で正確に記録しておくことが、社内に決定事項を浸透させるためには不可欠です。
議事録の漏れをAIで防ぐ：音声を自動的に文字起こしできるAIの導入
議事録を作成するとき、社員の発言と同時にパソコンに入力するケースや、キーワードをメモして会議後に繋ぎ合わせるケースなど、記録の取り方はさまざまでしょう。
しかし、どちらも人間が行うため、入力漏れや記載漏れが起こらないとも限りません。
最近では、AIツールを利用して音声をそのまま文字に起こしている会社も多いのでは。
書記の負担や記載漏れのリスクをなくすために、導入するのも正確な議事録を作る方法の一つですね。
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参加メンバーが適切でない会議
会議に必要のない社員まで参加していると、発言しない時間が増えたり、関係の薄い議題に無駄な時間を費やしたりしてしまいます。
全員参加型の会議や、特定の部署だけに関わる議題に全社員を巻き込むのは非効率です。
会議の目的に応じて、必要なメンバーだけを選び、議題に集中することが重要です。
報告だけで終わる会議
会議が単なる報告の場になると、参加者は受け身になりがちで、時間の無駄に感じてしまいます。
全員からの個別報告や過剰な資料説明も、議論の時間を圧迫します。
会議は情報共有だけでなく、意見交換や課題解決に焦点を当て、報告は事前共有や必要最小限にとどめる工夫が重要です。
発言しづらい雰囲気の会議
自由に意見を言いづらい企業風土や、社長の独断的な進行は、会議を一方通行な場にしてしまいます。
また、無駄だと感じても指摘できない空気が定着すると、会議が形骸化してしまいます。
全員が意見を出しやすい環境づくりと、建設的な議論を促す工夫が重要です。
こんな経験ありませんか？：休憩時間の会話が盛り上がる
休憩時にトイレで合った社員と話すと「部長はあのようにいうけど間違っている」など、反対意見を話す社員がいます。
しかし、会議が再開すると意見に対する反応を気にするあまり、発言しないケースが多いです。
発言がしにくい雰囲気では、このように会議モードがオフのときほど会話が盛り上がることもよくあります。
どのような意見であっても、発言できる雰囲気作り、あなたの会社の会議はそんな雰囲気になっていますか？
無駄な会議を有意義にするには
無駄な会議を避け、参加者の時間を有効に活用するためには、会議の目的を明確にし、効率的な運営が必要です。
以下のポイントを押さえて、会議を効果的に活用する方法をご紹介します。
事前に会議の目的や議題を共有する
会議の目的や議題を事前に参加者と共有することで、無駄な議論を避け、効率的に進めやすくなります。
事前に準備しておくことで、参加者が積極的に意見を出しやすくなり、会議が実りあるものになります。
しかし、単に議題だけを共有するだけでは意味がありません。議長は、その議題に対して社員に、
まで、詳細に情報共有することが大事です。
そうすることで、参加者は各自、自分の意見や目的を持って会議に参加しやすくなりスムーズに議論に入ることができます。
優先する議題を前半にもってくる
議題によっては慎重に決めなければならないものがあり、時間を多く費やすものもあります。
このような議題が会議の後半にあると時間オーバーになりがちです。
そのため、重要な議題は前半に、軽めな議題を後半に持ってくるなどの工夫も必要です。
議題は参加者全員に関するものを優先する
思いつくままに議題を作っては、議題に関係のない社員もでてきやすくなります。
すると、その関係ない議題が議論されているとき、無駄な時間を過ごしてしまいます。
議題を決めるときは、
など、参加者全員が関係するものを意識して設定することが大事ですね。
せっかく参加しているなら、無駄な時間を作らず有意義な時間に変える工夫が必要です。
どんな議題が良い？：会議で議論する議題例
会議で議論する議題、意外と思いつかないものですよね。
しかし、大事なことは議題を用意するために無理矢理、作ってしまうこと。
すると、「それ今、議論すること？」「上層部だけで話してよ」など、違和感を感じるものも出てきてしまいます。
そこで、会議で議論しやすい議題について3つほど紹介します。
台風や豪雨で出勤ができないときの休暇のルール
今の台風や豪雨はひと昔前より勢力が強く、被害も大きくなっており「雨風でも出勤するべき」という考えは、もう通用しません。
命の危険があるにも関わらず会社に行く、そんな感覚をもつ会社には疑念を持っています。
会社側も「安全第一」を前提にして、無理な出勤を求めないように会社のルールについて議論するのも良いでしょう。
【有事無事】台風で社員が出勤できないときの休暇の扱いと会社の対応について
社員の健康促進「健康経営」への取り組み
健康経営とは、社員の健康を経営資源と位置づけ、健康増進に向けた取り組みを推進することで、社員の健康を守るだけでなく、生産性向上や組織の活性化といった企業全体の成長につなげる考え方です。
福利厚生の一環でもある健康経営は、社員の意見を聞きながら判断する良い議題です。
【健康増進】始めよう！健康経営｜初心者にもわかる基本と健康経営優良法人認定について
賛否ありそうな議題：昼寝制度の導入
昼寝は、仕事の効率を上げるだけでなく、健康にも良い影響を与えることが多くの研究で証明されています。
昼寝を取り入れ、社員がリフレッシュできる環境を整えることで、全体の生産性が向上し、企業全体にとって大きなメリットがあるでしょう。
こうした昼寝を制度として導入する議論、賛否分かれて議論が活発になりそうですね。
【眠いを活用】科学的根拠に基づく昼寝の効果、午後の眠気は仕事効率UPのチャンス？
参加人数を少なくする
会議には必要なメンバーだけを招集することが大切です。
参加人数が多すぎると、意見交換が煩雑になり、議論が脱線しやすくなります。
少人数であれば、効率よく意見を交わし、短時間で決定を下すことができます。
また、参加する社員が多くなればなるほど、通常業務が手薄になり急な要件に対応しにくくなります。
部署の意見を集約して会議に持ち込む
事前に議題を全社員に共有し、部署ごとに意見を集約してから会議に持ち込むのも有効な方法です。
例えば、部署内で簡単なミーティングを行い、そこで出た意見や疑問を代表者や数名がまとめて会議に参加する。
こうすれば通常業務への人手を確保しつつ、会議の質を高めることができます。
さらに、少人数での会議では一人ひとりの発言時間が確保されるため、内容の濃い議論がしやすくなるというメリットもあります。
一方で、参加人数が多いと通常業務が滞り、結果として会議中に席を外す社員が出て進行が中断してしまうこともあります。
だからこそ、部署内での意見集約が重要になります。
会議で資料の読み合わせをしない
会議中に資料をイチから読み合わせることは、とても時間の無駄です。
事前に資料を配布し、参加者が予め目を通しておくことで、会議では議論に集中できます。
資料説明の時間を省くことで、効率的に会議を進行できます。
こんな経験ありませんか？：眠気を誘う読み合わせの時間
資料を読み合わすとき、他の社員は「単に聞くだけ」の時間を過ごします。
このとき、聞いている方は集中力が途切れ、眠くなってしまうこともあります。私自身がそうでした…。
しかも、資料のボリュームが多いと時間もかかります。
資料の読み合わせに時間を使うのではなく、社員の意見を聞く方に時間を取れば、集中力も切れることなくなるでしょう。
時間と頻度が適切かを考える
会議の時間や頻度が過剰だと、参加者の集中力が低下し、効果的な議論ができなくなります。
会議は適切な時間に設定し、頻度も必要最小限に抑えることで、無駄な会議を減らし、業務の効率化が図れます。
会議の終了後は議事録をまとめて共有
会議終了後は、議事録を迅速にまとめ、参加者と共有することが重要です。
議事録を共有することで、会議で決まったことを明確にし、次回の行動計画に繋げやすくなります。
これにより、会議の成果を最大化できます。
会議の在り方について冷静に考える
会議は情報共有や意見交換の場として重要ですが、頻繁に開催されることによりその目的を見失ってしまうこともあります。
会議を行う前に、本当にその会議が必要なのかを冷静に検討することが大切です。
必要がない場合は、メールやオンラインツールなど、他の手段で効率的に問題を解決できることも多いため、無駄な会議を減らすことが組織全体の時間の有効活用に繋がります。
最後に
無駄な会議は時間とリソースを無駄にするだけでなく、社員のモチベーションにも悪影響を与えます。
会議の目的を明確にし、必要なメンバーだけを集めて、効果的に運営することが重要です。
会議の必要性を再評価し、その頻度や形式を見直すことで、業務の効率化と組織の強化を実現することができます。
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