【有事無事】台風で社員が出勤できないときの休暇の扱いと会社の対応について

台風の影響で社員が出勤できないことは、昨今の気候変動により頻発する課題です。

このような場合、会社はどう対応するべきなのでしょうか。

特に「休暇の扱い」については社員がとても気になっているポイントです。

本記事では、台風で出勤できない社員の休暇の扱いと会社として整備しておくことを解説していきます。

規則や福利厚生、社内行事の運営なども総務の大切な役割。

総務の仕事に役立つ社内制度・規則・行事への対応

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台風で出勤できないときの休暇の扱い

先に結論として、台風で出勤できない場合の休みの扱いは、多くの会社で以下のいずれかになります。

台風などにより社員の出勤が困難な場合、まずは無理な出勤を控え安全な対応が求められます。

また、会社の休暇の扱いと社員の対応がスムーズにできるよう、お互いに認識しておかなければなりません。

それぞれの休暇についての注意点や会社が準備しておくべきポイントについてみていきましょう。

台風直撃前夜、「明日は出勤するべき？」と悩む人も多いのでは。詳しくはこちら。

有給休暇は取り扱いに注意

有給休暇は原則として、社員が使用することに会社側は干渉できません。

そのため、「台風のときに出勤できない人は有給休暇を使う」と会社が一方的に決めることはできません。

大事なことは、出勤ができないときに社員が取る行動の選択肢を与えることであり、その選択肢のひとつに有給休暇があります。

社員が自発的に有給休暇を取得できるよう、台風の影響や交通機関の運行状況を考慮し、会社側が配慮することが重要です。

会社側が強制することがないように注意しましょう。

会社によって有給休暇の申請に「期日」を設けている場合があります。

例えば「〇日前までに申請」と具体的な日数を決めている場合です。

しかし、台風の接近により出勤ができるかどうかは当日まで判断できないときもあり、ルール通りに申請ができない可能性があります。

そのような、緊急の対応も事後報告でも良いなど、ルール化しておき社員が安心して行動に移せるよう柔軟な対応も大切ですね。

特別休暇の対象は？

特別休暇を導入する際には、対象社員をどのように設定するかが課題となります。

全社員を対象にする必要はありませんが、公平性や透明性を重視することが大切です。

具体的には以下の基準を設けるとよいでしょう。

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台風以外にも、大雪や地震などで出勤が難しくなるケースがあります。詳しくはこちら。

会社や総務が確認しておくポイント

公共交通機関の遅延

台風の影響で電車やバスが遅延することがあります。

この場合、公共交通機関から「遅延証明書（バスは延着証明書）」をもらうことがありますね。

しかし法律上、遅延証明書があった場合でも、その扱いについては会社側の判断に委ねることになっています。

そのため、就業規則で公共交通機関の遅延が原因でも遅刻となる場合は、遅刻扱いとなってしまいます。

再度、自社の就業規則を確認し、未記載の場合は明文化を検討するのも良いでしょう。

連絡網の整備

台風時の会社の対応は、その時に状況によって判断が難しい場合があります。

ときには緊急的に判断し、社員へ伝えなければならないこともあります。

そのため、きちんと正確な情報が該当社員へ届くよう、連絡網の整備は必須といえます。

チャットツール（Slack、Teamsなど）でリアルタイム情報の共有、

安否確認システムを導入し出社の可否を即座に報告するなど、事前に整備しておきましょう。

テレワークでの対応

業種によっては、台風などで出社できない社員にテレワークを実施することも可能なケースがあります。

ただし、緊急時には設備やインフラの不十分、さらに不慣れな場合は起動自体ができなかったり生産性が低下する恐れもあります。

もちろん、検討の余地はありますが、この点は会社により認識が分かれるかもしれませんね。

また、テレワークを初めて導入する際にはさまざまな問題があります。詳しくはこちら。

就業規則へ記載の確認

ここまで説明してきた内容について、会社での取り決めがきちんと就業規則に記載されているかを確認しましょう。

法律で決められていない点は会社ごとによって扱いが異なります。

そのため、就業規則への記載と社員への認識を徹底しておきましょう。

参考：法的なポイントを見る

労働基準法第２６条：「会社の責任」

まずは労働基準法第26条からみていきます。

（休業手当）
第二十六条　使用者の責に帰すべき事由による休業の場合においては、使用者は、休業期間中当該労働者に、その平均賃金の百分の六十以上の手当を支払わなければならない。
参照：e-Gov 法令検索

この条文から、使用者（以下、会社）の責任で休業する場合は労働者に休業手当として休業期間中の60％の賃金を支払うことになっています。

ここでポイントとなるのは「使用者の責に帰すべき事由」です。

台風などは不可抗力にあたるため、出社困難時に会社には休業手当を支払う義務はありません。

民法第５３６条：「不可抗力」

次に、民法第536条第２項をみます。

（債務者の危険負担等）
第五百三十六条　当事者双方の責めに帰することができない事由によって債務を履行することができなくなったときは、債権者は、反対給付の履行を拒むことができる。
参照：e-Gov 法令検索

会社は労働者へ仕事を与え、労働者はその役務を遂行することによって賃金を得ます。

「反対給付の履行を拒む」とは、会社に責任はなく仕事を与えられない状況で、労働者から賃金の要求があっても拒むことができるという内容です。

この二つの法律から、重要なポイントは「会社に責任はあるか」という点です。つまり…

台風などで出勤ができないのは会社の責任ではないため、個人の判断で休むと欠勤扱いになってしまいます。

最後に

いかがでしたでしょうか。近年、勢力が大きい台風が接近することも増えてきています。

未だに、「台風時でも出勤するべき」と感じる経営者もいるのではないでしょうか。

しかし、昔とは違い、台風時の無理な外出は身の危険を感じることも少なくありません。

会社に求められることは、社員が冷静な判断と安全な行動がとれる体制作りといえます。

さらに、災害は台風だけでなく、地震や停電などもあるため整備しておくべき社内ルールではないでしょうか。

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