総務の現場やネット上での総務の仕事に対する感情で
そんな声をよく見かけます。
実際、総務の現場では、地味に見えて誰よりも多くの雑務をこなしトラブルの矢面に立つことも少なくありません。
それでも、会社を支えるうえで欠かせないのが総務という存在です。
本記事では、総務に20年近く携わってきた現場経験者だからこそわかるその実態と、ストレスを乗り越えるための心構えと工夫をお伝えします。
総務の仕事と役割の重要性
会社の業務には「雑務」と呼ばれる役割がはっきりと決まっていない業務が多々あります。例えば、
こうした業務は、気づけば総務に回ってくることがほとんど。
その結果「雑務＝総務の仕事」という印象がすっかり定着してしまいました。
この考え方が根強く残っているため、総務としてはつらい場面に直面することも多いのです。
しかし一見、あまり重要ではなさそうと思われがちな雑務こそ、会社を円滑に動かすうえで欠かせない役割です。
会社を回すために誰かがやらないといけない「雑務」を総務が担っている訳です。
会社の基盤を作る業務も総務の仕事
雑務以外にも、総務にはさまざまな重要な業務があります。
たとえば次のようなものです。
これらは会社の運営に欠かせない「基盤づくり」ともいえる業務であり、ときには経営層と一緒に進めることもあります。
だからこそ、責任の重さやプレッシャーを感じる場面も多いでしょう。
結果として、総務の仕事は業務の幅も質も広く、「つらい」「きつい」というイメージにつながりやすいのです。
部署をつなぐ潤滑油としての役目
総務は、部署間の仲介役を担うことも多く、いわば組織をつなぐ「潤滑油」としての役割を果たしています。
組織を円滑に動かすために、言葉遣いやちょっとした配慮にも気を配りながら、各部署とのコミュニケーションを取る必要があります。
そのため、コミュニケーション能力はもちろんのこと、言葉遣いや言葉選びなどの、教養面も欠かせず誰にでも務まるものではありません。
このように、デスクワークだけに留まらず、人と関わることが多いポジションであり、多種多様な業務を担うからこそ感じる悩みやストレスもあります。
そうした総務のストレスに感じるポイントを詳しくみていきます。
総務の仕事は幅が広く「雑務」だけとは限らない
会社を裏方で支える総務の役割。
業務範囲が広く、雑務から会社の根幹を整備することも求められる立場です。
そんな総務の仕事をまとめた記事はこちらをチェック。
【まとめ記事】総務の仕事内容一覧と役割まとめ｜現場での悩みや大変さまで徹底解説
総務社員が感じる5つのストレスポイント
総務として働く中で、「つらい」「きつい」と感じる場面は少なくありません。
ここでは、私自身の経験をもとに、総務の仕事で感じやすいストレスポイントをまとめました。
軽作業から専門業務まで“全部総務”になる
総務は会社の「相談窓口」になりやすく、担当がはっきりと決まっていない仕事ほど「とりあえず総務へ」と集まりやすいポジションです。
日々届く依頼は非常に多種多様で、たとえば、
このように、“軽い雑務”と“高度な専門性”が同じラインで飛んでくるのが総務の難しさです。
依頼の「質」も「重さ」もバラバラで、時には 5分で終わる作業と数時間かかる作業が同時並行で重なることもあります。
業務の幅が広く仕事のミスマッチがストレスに
総務の仕事は幅広く、ときには自分が苦手な分野にも対応しなければなりません。
営業職などでは、「売る」という一貫したミッションがありますが、総務はそうはいきません。
例えば、黙々と事務作業を得意とする人でも、社員のトラブル対応を任されることがあります。
苦手な分野まで仕事の範囲になってしまうことに、ストレスを感じる人も多いでしょう。
大手企業であれば業務の細分化が可能ですが、マンパワーが限られた中小企業では、さまざまな業務を総務が担うことも珍しくありません。
誰もが得意なことばかりではないのに、それを日々こなさなければならないのが、総務の現場で感じるストレスですね。
そんな「仕事のミスマッチ」について詳しく解説している記事はこちら。
【よくある話】総務の仕事がつまらない・おもしろくない…そう感じたときに最初に考えてほしいこと
指示が雑な依頼も自分でこなす
さらに厄介なのが、指示が雑な依頼です。
といった丸投げが日常茶飯事で、目的や完成イメージが伝わらないまま作業することもしばしば。
その結果…
といった精神的負担にもつながります。
資料作成も、ひとつの修正が全体レイアウトに影響するため、「この部分だけ直せば終わり」ではないにもかかわらず、“簡単でしょ？”と軽く見られることがストレスになる場面も多いですよね。
制度・法律への対応がプレッシャーになる
そしてもう一つ大きな負担が、制度・法律の改正対応です。
社会保険、労働法、働き方改革など、会社運営に直結する法改正があるたびに、
といった作業が発生します。
これらは成果が見えにくいにもかかわらず、ミスすれば会社全体に影響するためプレッシャーが大きい業務です。
しかも変更点は多くが細かく、後回しにすると「これも直さなきゃ…」と雪だるま式に増えていきます。
制度や法律への対応をスムーズにこなすための方法については、こちらの記事をご覧ください。
【気が重い】総務の法改正対応をスムーズに進める３ステップ【理解・判断・伝達】
総務は、軽作業から専門職レベルの業務まで幅広く対応する必要があり、依頼も突発的。
優先順位の判断も難しいため、結果として「業務が多くて終わらない」「どこまでが自分の仕事？」と疲労感が蓄積しやすいのです。
突然の依頼ラッシュで仕事が止まる
総務の仕事では、依頼が突然、予測できないタイミングで飛び込んでくることがよくあります。
特に、作業が立て込んでいるときほど依頼が重なり、作業中断を余儀なくされることもあります。
さらに問題なのは、依頼の内容の「重さ」です。
依頼者は軽い気持ちで頼んでいる場合もありますが、実際には手間のかかる業務であることも少なくありません。
予測できず突然やってくる依頼は、精神的な負荷を高め、「きつい」と感じる大きな要因のひとつです。
突然やってくる気が滅入る業務
ある日、上司からこんな依頼が届きます。
行ってみると、何年分も溜まった書類や用途不明の備品が山のように…。
「これを片付けるのか…」と、その場で気が滅入ってしまうこともあります。
総務全員で数日かけて対応するケースもあり、急に降ってくる裏方業務は総務の「きつさ」を感じる典型です。
突発のトラブル対応で業務が中断
淡々と日常業務をこなしているとき、突然内線が鳴ります。
この瞬間、自分の作業はストップして、最優先で対応することになります。
近年はIP電話やクラウドシステムの利用が当たり前になっており、ネット障害は業務停止に直結します。
まずは自分で状況を把握することから急いで開始。
こうした初期対応の負荷も、総務が「自分のペースで仕事できない」と感じる一因です。
優先順位が高い業務が「同時多発」
総務では「どれも急ぎ」という案件が同時に発生することがあります。
どれも無視できず、頭の中が一気に忙しくなります。目の前の業務は中断、電話は鳴り、気づけば残業…。
とつぶやきながらも対応にあたる経験は多いはず。
しかし、自分のことは後回し、解決や対処を最優先する行動は総務の性。
こうしたトラブル対応を早急に解決する役目も総務の仕事なのです。
ひとことメモ
締切業務と重なると負担倍増！
緊急対応の最中でも、日常業務の締切は待ってくれません。そんな状況下では、総務部内はフル回転で動くことに。しかし、このようなときこそチームワークを発揮するのも総務社員の気質。それでも対応しきれない場合は、社内に協力を求める柔軟な判断や社員を調整するスキルも必要です。
電話対応でその都度手が止まる
総務の業務中、頻繁にかかってくる電話で作業が中断され、目の前の作業に集中できないことがあります。
電話対応は総務が担う業務として必要なものですが、予期せぬ問い合わせやクレームなどで思わぬストレスが発生する場面もあります。
さらに、担当部署への取り次ぎで伝言ミスが起きると、その対応に多くの時間を取られることも。
人手不足が深刻な中、電話対応だけに専任を置くのは難しく、結果として総務が「矢面」に立たされる形になりがちです。
業務的な問い合わせに誰も対応しない
一般のお客様からの電話は、内容によって対応の難易度が大きく異なります。
会社のサービスや料金形態など、簡単な問い合わせは窓口でも対応できるかもしれません。
さらに、「この場合は？」「例外は？」など詳細な問い合わせの場合は、担当者へ取り次ぐ仲介役でもあります。
ところが、担当者が対応を避ける場合も。その間、お客様は待ったまま…。
総務としては「とにかく電話を取ってよ！」と心の中で叫びたくなることも少なくありません。
クレーム対応を誰もしない
お客様からのクレーム電話も同様で、誰も対応したがらないことがあります。
特に責任者がいるにも関わらず、
など、どこか逃げ腰の対応になることも。
しかし、悠長な対応では怒っているお客様を納得させられません。
特に、内容や経緯を全く知らない総務が対応すると、余計に不快感を与えてしまうかもしれません。
このように、十分な情報や権限を持たないまま矢面に立たされる状況は、電話対応時の大きなストレス要因です。
ひとことメモ
イレギュラーな電話対応は本人の経験に依存する
総務のなかでも電話対応が上手い社員がいます。難しい問い合わせやクレーム、そんなときでも柔軟に対応してくれます。しかし、この柔軟性はさまざまなお客様の対応をしなければ身に付かず、マニュアル通りにはいきません。その場に合った対応は本人の経験と柔軟性に依存するため、教育でどうにかなるものでもない点が、対応が苦手な人にとってはつらいポイントです。
日常的な板挟みによる精神的疲労
総務は社員同士のトラブルや会社の方針を調整・伝達する役割を担うため、さまざまな場面で「板挟み状態」に陥りやすい立場です。
双方の意見を聞いて冷静に判断しようとしても、総務の立場では決められないケースも多くあります。
その結果、精神的な負担が大きくなることも少なくありません。
社員間トラブルの板挟み
総務は多くの社員と関わる立場のため、世代や価値観、性格の違いによる衝突に巻き込まれやすいです。
トラブルの解決方法は多くの場合、
の2択になりますが、円満に解決することは稀です。
こうした「解決しにくいトラブルの仲裁」は、精神的に消耗しやすく、ストレスの大きな要因になります。
さらに、現場で問題を起こす社員（モンスター社員）への対応も総務が担うことがあります。
こうした状況は、総務の努力が評価されにくく、浮かばれないと感じる場面でもあります。
部署内での板挟み
総務部内でも、行動や考え方が似たメンバー同士で小さなグループができ、「派閥」のような構造ができている職場環境もあります。
こうした状況は総務に限らず、どんな部署でも起こり得ることです。
しかし、総務の仕事は基本的に内勤業務であり、部署内で連携しながら業務を進めることも多いもの。
例えば営業職であれば外出中は一人になれる、開発部であれば一人で作業に没頭するなど、他の社員と関わらない時間が総務よりも多いです。
さらに、女性社員が多い総務部では、派閥は生まれやすく、そうした顔色を伺いながら過ごすこともストレスになるポイントです。
会社と社員の板挟み
総務は会社の方針を社員に伝える立場ですが、内容への不満や反発が総務に直接向けられることもあります。
実際には経営陣の判断であり、総務が決めたわけではありません。
しかし「伝える役割」であるため矢面に立つことになり、モヤモヤを感じることもあります。
総務はいろいろな部署とやり取りをする機会が多い立場。
そのため、会社に対する不満や社員に対するクレームなど、相談されやすい立場です。
しかし、相談はされるものの、根本的にすぐには解決ができないものがほとんどです。
そうした不満の受け皿になりやすく、しかも言われただけで解消できないモヤモヤ感が残るのもストレスの要因のひとつです。
総務の仕事は「出来て当然」と思われがち
総務の業務には、いわゆる「雑務」と呼ばれる比較的シンプルな作業が多くあります。
しかし、忙しい他の業務の合間を縫って無理やり時間を作って処理していることも少なくありません。
そのため、周囲から「出来て当然」と思われると、内心では…
と感じ、イラっとしてしまう瞬間もあります。
仕事の価値が見えにくく評価されにくい
営業職なら契約数、技術職なら製品の納品数のように、成果が目に見える職種は多くあります。
一方、総務は社内の仕組みを支える「プロセス」に価値があるため、その成果は目に見えにくいです。その結果、
といった気持ちになり、頑張るほど疲弊してしまうこともあります。
「ミスがないこと」が前提の職場文化
総務の仕事は「できて当たり前」とされることが多く、少しのミスでも目立ちやすく、評価に直結します。
つまり、プラスの評価は得にくいのに、マイナス評価には敏感になりやすいのです。そのため、
という状況が生まれ、総務が「大変な業務」と言われる理由のひとつとなっています。
総務の仕事のストレスを減らす5つの工夫と心構え
これまで紹介してきた「ストレスポイント」を踏まえ、ここからは長年総務の現場を見てきた私が、実際に行っていた負担を減らす工夫と心の整え方をお伝えします。
今日からできる対策ばかりですので、気楽に読み進めてください。
幅広い業務は“徹底的にシンプル管理”
総務はとにかく依頼が多く、しかも唐突にやってきます。
PCトラブル、備品、書類探し、相談ごと…。
これが積み重なると、「自分はいま何件抱えているんだっけ？」と混乱し、頭がパンクしてしまいます。
総務のストレスの大部分は、情報の混在と優先順位の曖昧さから生まれるため、まずは頭の中の整理が重要です。
自分で管理をするときの工夫
突然の依頼が多い総務では、すべてに同時対応するのは難しいですよね。
そんなときこそ、頭の中で優先順位をつけ、目の前の作業に集中できるようにすることが大切です。
ここで重要なことが、「クリアな頭」と「焦らない気持ち」と「忘れる」ことです。
改めて整理してみましょう。
たとえば、次のような依頼が一気に来たとします。
新幹線の予約をしてほしい／来週の会議の議題を考えて！／パソコンの調子が悪い…／席の配置を変えてほしい／相談に乗ってほしいことがある／見つけてほしいデータがある／管理表を見やすくして！／有給の残日数を知りたいです／半年後の社員旅行も考えて／社内の伝言ツールを変えたい
このような状態だと…
把握すること自体が難しくなってしまいます。
しかし、この状態は「業務が整理されていない頭の中」をそのまま表しています。
依頼をただ溜め込むだけでは、すぐにパンクしてしまうのも当然です。
そんなときは、次の3つを意識してみましょう。
実際に分類してみると、次のようになります。
すぐに対応！
・新幹線の予約をしてほしい
・有給の残日数を知りたいです
・見つけてほしいデータがある
とりあえず確認、時間があれば対応
・パソコンの調子が悪い…
・相談に乗ってほしいことがある
すぐに対応できない！
メモに残して後日対応！
・来週の会議の議題を考えて！
・席の配置を変えてほしい
・管理表を見やすくして！
・半年後の社員旅行も考えて
・社内の伝言ツールを変えたい
分類してみると、意外と「緊急な仕事」は少ないことに気づくはずです。
（むしろ、緊急対応ばかりが続くようなら、会社の仕組み自体に問題があります。）
「意識的に忘れる」ことは、頭と気持ちを落ち着かせるうえでとても大切なことなのです。
ひとつのリストに集約してもらい自分で管理しない
いろいろな人から依頼が飛んでくる場合は、ひとつのリストに集約してもらうことが、気持ちを落ち着けるために有効的。
リストを自分で用意し、特定の場所に設置。あとは依頼をそこに書き込んでもらうだけでOKです。
紙ベースでも、デジタルツールでも構いません。この方法を使うと、次のような問題を回避できます。
さらに、直接自分がすべての依頼を覚えておく必要がなくなるため、管理もぐっと簡単になります。
紙や付箋だけでなく、総務向けクラウドサービスやタスク管理ツールを使って依頼を一元化することも有効。
依頼をまとめて管理する仕組みを導入すると、作業漏れを防ぎつつ、総務の負担を大幅に軽減できます。
作業が終わるごとにリストから消していくと、思った以上に気持ちが楽になるので、とてもおすすめです。
【総務女性必見！】ITが苦手でも大丈夫！女性総務社員のためのGoogle Drive活用術と業務改善
集中力を途切れさせないための工夫
不思議なもので、仕事が立て込んでいるときほど、依頼が集中するものです。
忙しいときに呼び止められると、作業が中断されてイライラした経験はありませんか？
しかも、焦るあまり相手への応対が雑になってしまい、不快な印象を与えてしまうこともあります。
悪気はなくても、こうした対応がきっかけでお互いの関係性が悪くなる危険性もあるのです。
気持ちが焦ると、余計なトラブルを招くこともあります。
そこで、このような状況を避けるための工夫について、次にお伝えしていきます。
端的に「内容」と「期限」だけ聞く
まず、どんな状況でも作業の手を一度止めて、話を丁寧に聞くことが大切です。
ただし、止まった作業に早く戻るために、聞く内容は最小限に「内容と期限」だけに留めましょう。
ここで注意したいのが、期限の聞き方です。
「早めに」や「中旬まで」など、曖昧な表現で言われることはありませんか？
曖昧な言葉は人によって解釈が異なるため、例えば、「〇日までで良いですか？」など必ず具体的な日にちを確認しましょう。
お互いの認識にズレがないようにすることで、後のトラブルも回避できます。
イライラしていると、この確認を飛ばしてしまいがちなので要注意。
期限が明確になれば、取り掛かるタイミングを逆算して把握できます。
余裕があれば、スケジュール帳や管理システム、付箋などに記録して一旦頭から忘れ、今やるべきことに集中できるようにすると良いでしょう。
電話対応を効率化させる
総務の業務中、頻繁にかかってくる電話で作業が中断され、思うように進まないことがあります。
一度手を止めて対応するうちに、目の前の作業に集中できずストレスを感じることも少なくありません。
さらに、担当部署に取り次いでも伝言ミスが起きると、その対応に多くの時間を取られることもあります。
しかし、人手不足が深刻化する昨今、電話の取り次ぎだけに社員を使うのは、本当に効率的なのでしょうか？
IT技術の活用
総務の電話対応の負担を減らすために、以下のような方法があります。
こうした仕組みを導入することで、限られた人員でも効率的に運営できるようになります。
また、「電話番は総務」という固定観念をなくし、部署ごとに電話対応の責任を持たせることも重要です。
特に人手不足が慢性化している中小企業では、取り次ぎの手間を省く工夫が求められます。
そんな電話対応のDX化については別記事で紹介しているので、そちらもチェックしてみてください。
【電話対応DX】総務の負担を減らす2つの選択肢：電話代行とIVRを現場目線で解説
ココもポイント！
総務が電話に出るメリット：担当者が要件に対して事前準備ができる
一方で、総務が電話に出るメリットもあります。たとえば、既存顧客からの電話で簡単な要件を先に聞き取ることで、担当者が事前準備をする時間を確保できます。数秒でも事前に内容が分かっていれば、担当者は冷静に対応しやすくなり、突然の要件に動揺してしまう社員にとってはワンクッションとして非常に助かります。そのため、IVRや直接転送の導入前に、会社ごとの問い合わせ内容や質を考慮することも大切です。
社員トラブルは“板挟みになって当然”と割り切る
社内で、社員間のトラブルが起きると総務に相談がくることも珍しくありません。
そのとき、当然のように「板挟み」状態になってしまいます。
本音では「本人同士で解決してよ…」と思いながらも双方の意見を聞くことに。
しかし、本人同士で解決できないからこそ総務に相談があり、そうした役目を担うのも総務の役割です。
時には「割り切る」ことで気持ちを切り替えることもできます。
「トラブルがあるのは当然」と考える
板挟みの状況は大きなストレスを感じますが、「人がいればトラブルは起こる」と割り切ることも大切です。
家族や友人ですら衝突があるのですから、立場・年齢・価値観が異なる社員同士でトラブルが起きるのは、むしろ自然なことと言えるでしょう。
私自身も、常にそのように考えるようにしていました。
「なぜ自分が…」と思うと、余計にストレスが増えてしまいます。
ですから、板挟みになることも仕事の一部だと受け止め、違うところに意識を向けて気持ちを整理することが大切です。
それだけでも、心の負担が少し軽くなるはずです。
総務の板挟みについては、別記事で詳しく紹介していますので、そちらもぜひチェックしてみてください。
板挟みを乗り越えるコツ
社員間のトラブルを調整する際は、「調整役に徹する」ことがとても重要です。
この意識を強く持つことで、
と客観視できるようになり、ストレスを感じにくくなります。
自分ですべてを解決しようとすると、責任まで背負い込んでしまうことがあります。
双方の意見を冷静に聞き、「双方の意見を整理し、上司に確認してみます」と伝えることで、自分の立場を明確に保ちつつ、心理的な負担を減らすことができます。
板挟みになる総務のストレスと解決方法について、より詳しく解説している記事はこちらをご覧ください。
【もぅうんざり】職場で板挟みばっかりでうんざりな総務社員へ｜考え方ひとつでスッキリする解消法
総務の仕事を評価してもらう取り組み
総務の仕事は「問題なく回るほど評価されにくい」という特徴があります。
日常がうまく動いているほど、総務の働きが見えなくなる。
逆に、問題が起きた瞬間に総務へ相談が集中し、「損な役回り」だと感じやすい仕事でもあります。
しかし実は、トラブル時こそ総務の存在が最も評価される瞬間 でもあります。
素早く正確に対応できれば、他部署や経営層からの信頼を一気に得ることができます。
だからこそ、総務にとって重要なのは「いざという時に備えておく」＝評価につながる準備という考え方です。
数字で見える評価は理解されやすい
総務は会社の経費・人件費・残業時間など、数字に詳しい立場です。
この “社内の数字”に手を入れる ことは、社長を含めた全員が理解しやすい成果になります。
ここで大切なのは、「大きな削減額でなくても良い」ということ。
小さな見直しの積み重ねこそ、会社全体の支出改善に直結します。
こうした視点を持てるのは、総務という“会社全体を見られる立場”だからこそ。
「頑張っても評価されない」と感じているなら、まずは “数字で示せる取り組み” を一つ行ってみると、周囲の見え方が大きく変わってきます。
評価されづらい総務の仕事を評価されるための取り組みとは？詳しくはこちらの記事でチェック。
【評価のギャップ】総務が「評価されない」と言われる本当の理由と評価されるための行動
まとめ
長文となりましたが、最後まで読んでいただきありがとうございます。
ここで紹介した内容は、総務としての私自身の経験、そして同僚たちの姿を振り返りながらまとめたものです。
総務の仕事はとても幅が広く、時に割り切りが必要で、時に誰よりも冷静でいなければならない仕事です。
ですが、会社にとって欠かすことのできない「縁の下の力持ち」であり、あなたの支えがあるからこそ会社は回っています。
無理をしすぎず、ときには休み、そしてできる範囲で、今日より少しだけ働きやすくなる工夫を取り入れてみてください。
あなたがいることで、会社はちゃんと前に進んでいます。
どうかそのことを忘れずに、これからも総務という大切な役割を続けてくださいね。
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