総務の仕事は、幅広い業務を少人数で回すことが多く、担当者ごとのやり方がそのまま定着しがちです。
その結果、業務が特定の人に依存する「属人化」が起こりやすくなります。
この記事では、属人化の原因やリスク、改善策について整理してみます。
業務が属人化するとは？
業務が属人化しているとは、特定の社員しかできない仕事が存在している状態です。
他の人が代替できず、その社員が不在になると業務が止まることもあります。
担当者のノウハウが共有されていない点が大きな問題です。
属人化とはスペシャリストではない
「属人化」と「スペシャリスト」は異なります。
専門性が高いのは強みですが、業務の全体像やノウハウが共有されていない状態は、組織にとってリスクとなる属人化です。
総務で属人化が起こりやすい理由
総務は「誰かがやる」業務の集まり。
急ぎの対応が多く、共有や整備よりも「今を回すこと」が優先されがちです。
その結果、気づけば属人化が進み、後から引き継ぎに苦労するケースも少なくありません。
業務が忙しく情報共有ができない
日々の業務に追われ、他人に説明する余裕がないまま自分だけで処理してしまう、これが属人化の始まりです。
時間がないからこそ、情報共有は後回しになりがちです。
業務範囲が広い
総務は経理、人事、庶務など多岐にわたるため、一人ひとりの担当領域が独自化しやすいのが実情です。
それぞれが自分なりの方法で仕事を回していると、属人化は加速していきます。
業務内容が属人化しやすい
突発対応が多い備品管理や社内トラブルの処理など、ルール化しにくい業務は特定の人に任されがちです。
何度も同じ人に任せることで、さらにその人の仕事として固定されていきます。
属人化の業務はマニュアル化しづらい
「やり方を教えるより自分でやった方が早い」、こうした判断の積み重ねが属人化につながります。
特に細かい判断が必要な仕事はマニュアルにしにくく、担当者任せになりやすい傾向があります。
マニュアルは本人の頭の中に
「これ、どうやってるの？」と聞かれて初めて説明できる。
そんな業務は多く、つまりマニュアルは作成されていない、あるいは担当者の頭の中にだけある状態です。
これが属人化の大きな要因になります。
イレギュラーなところまではマニュアルにしづらい
基本の流れはマニュアル化できても、実務では例外対応がつきもの。
マニュアルに全パターンを網羅するのは現実的でなく、結果的に属人化を招いてしまいます。
マニュアルがあっても更新されていない
かつて作成したマニュアルが古くなり、今のやり方とは異なっていることも。
誰も直さないまま放置され、使われないマニュアルは、形だけで実用性がない状態になります。
属人化することで起こるデメリット
属人化が進むと、業務の効率が落ちるだけでなく、社員の負担や精神的ストレスも増します。
さらに、引き継ぎがうまくいかないことで退職につながるケースもあり、会社にとっては大きな損失です。
特定の社員に負担が偏る
「この人にしか頼めない」という状態は、当人に過剰な負担をかけます。
仕事を抱え込むことになり、周囲も頼るしかないという悪循環に陥ります。
メンタルへの影響
業務量の多さや「自分がやらないと」というプレッシャーで、精神的に疲弊してしまうことがあります。
周囲には見えにくいため、気づいたときには手遅れになるケースも。
退職理由になることも
責任が集中し続けると、「このままではずっと抜けられない」と感じてしまい、退職を選ぶ社員も出てきます。
属人化は人材流出のリスクにもつながります。
引き継ぎできずに社員が退職してしまう
引き継ぎ資料が整っておらず、業務の全貌が本人にしか分からない状態だと、退職が決まってからバタバタと情報収集に追われ、後任もうまく回せないという問題が起こります。
さらに、急な退職や異動は現実的にも起こり得ます。
特に、社歴の長い総務社員の場合、知識と経験がとてもあり、全てを引き継ぐことはとても大変な仕事です。
そんな内容を詳しく紹介した記事もありますので、ぜひ、読んでみてください。
【有備無患】社歴10年以上の総務が退職前にしておきたいこと｜属人化・引き継ぎ対策のリアル体験
業務が滞る危険性
特定の社員に業務が集中していると、その人が休む、異動するだけで作業が止まってしまう恐れがあります。
業務が「誰にも分からない」状態は避けなければなりません。
担当社員が忙しいと作業が滞る
その人が他の仕事に追われていると、対応が遅れたり後回しになったりします。
「誰でもできる」状態であれば回せるはずの仕事が止まってしまうのです。
他の社員が手伝えない
「やり方が分からないから手伝えない」という状態は、チームとして非常に非効率です。
サポートの手を差し伸べたくても、手順が共有されていないとどうにもなりません。
手が空いている社員の時間のロス
他の社員が時間に余裕があっても、属人化している業務には関われないため、有効活用されません。
これは組織全体で見ると大きな損失です。
業務の進捗を管理できなくなる
属人化が進むと、マネジメント側も業務の進捗が見えにくくなります。
何をどこまでやっているのか、何が滞っているのかが不明確になり、問題発見が遅れます。
ミスの事前対策がとりづらい
全体が見えていないと、リスクの察知や予防が難しくなります。
「このままだとまずい」という感覚を共有できないまま、ミスが表面化してしまうのです。
業務改善が図れない
属人化している業務は、改善提案がしにくいものです。
「今のやり方がベストなのか？」を検討するにも、情報が表に出ていないため、手を入れにくくなります。
お金の管理は属人化するとトラブルに
経費精算や入金処理など、お金を扱う業務が属人化すると、万一のトラブル時にチェックが機能しません。
不正の温床になる可能性もあるため、特に注意が必要です。
人手不足になると業務が回らないリスク
人員が減ったり休職者が出たとき、属人化していると他の社員でカバーができず、業務が止まってしまいます。
これでは「1人辞めるだけで崩壊する」危険な体制です。
属人化した業務を改善する方法
一度属人化してしまった業務も、少しずつ手を入れることで改善は可能です。
ポイントは、知識や手順の共有、体制づくり、そして日頃からの習慣です。
以下に代表的な対策を紹介します。
ナレッジ化による情報共有
業務手順や対応のコツをドキュメントやツールで共有しておくことで、他の人でも再現可能になります。
完璧なマニュアルでなくても、まずは書き出すことが大切です。
ジョブローテーションの導入
定期的に担当業務を入れ替えることで、複数人が業務を理解し、属人化を防げます。
全員が少しずつ担当し合うことで、お互いの業務を支える体制が生まれます。
二名体制の導入
最初から「2人以上で対応する」ルールを設けると、自然と業務内容の共有が進みます。
1人が欠けてももう1人がフォローできる安心感があり、属人化の防止にも効果的です。
属人化を未然に防ぐ方法
最初から「誰でもできる」体制を意識しておくことで、属人化は防げます。
業務を始めるときに手順をメモしておく、日常的に情報を共有し合う習慣をつけるなど、小さな積み重ねが重要です。
属人化をゼロにすることは可能？
完全に属人化をゼロにするのは難しいですが、リスクを最小限に抑えることは可能です。
「いざという時、誰かがカバーできる」状態を目指すのが現実的な対策です。
まとめ
総務の業務は属人化しやすい特性がありますが、それを放置すれば多くのリスクを招きます。
情報共有やチームでの対応を意識することで、属人化の問題は確実に改善できます。
まずは「見える化」から始めてみましょう。
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