4月は多くの企業で新卒社員の受け入れが始まります。
社会人としてスタートを切る新卒社員。
早く職場に馴染み、力を発揮してもらいたいものですが、職場にうまく馴染むか不安になることもあります。
そこで、本記事では、新卒社員に対して総務が意識すべきポイントとすぐに辞めないための具体的なサポート方法を紹介します。
新卒社員の受け入れに総務が意識すること
新卒社員の受け入れは、単なる「入社手続き」ではなく、職場環境や企業文化に大きく影響します。
新卒社員がすぐに辞めてしまわないように、総務が意識するポイントは実に多く、重要な役目を担います。
新入社員がスムーズに職場に馴染み、長く活躍できるような仕組みづくりが求められます。
入社初日は極度の緊張状態と理解する
新卒社員にとって、入社初日は人生の大きな転機です。
緊張しすぎて言葉が出なかったり、先輩との接し方に不安を感じたりするのは当然のこと。
総務としては、この状態を前提に受け入れの準備を整えることが大切です。
例えば、初日のスケジュールを明確に伝える、話しかけやすい雰囲気を作るなど、少しの工夫で不安を和らげることができます。
新卒社員が最初に感じる不安とその対策
新卒社員が入社当初は、下記のような不安を抱えています。
こうした不安を軽減するために、総務ができることは多岐にわたります。
例えば、
など、段階的に職場に慣れるサポートをするとよいでしょう。
新卒社員のメンタルヘルスは必須
新卒社員の中には、仕事に慣れる前に心身のストレスを抱えてしまう人もいます。
慣れない環境で気を張り詰めていると、些細なことでも「自分はダメなのでは」と思い込み、モチベーションが低下することがあります。
これを防ぐためには、定期的なフォローが欠かせません。
例えば、入社後しばらくはメンター制度を設ける、気軽に相談できる窓口を周知する、日常的に声をかけるなど、小さなことでも「会社が見守っている」と伝わる工夫が重要です。
また、過度なプレッシャーを感じさせないために、業務のハードルを徐々に上げていく配慮も必要です。
誰もが経験する症状：5月病を起こさないために
5月になると、慣れない環境での疲れやストレスが蓄積し、意欲低下や体調不良を引き起こす『5月病』に陥ることがあります。
これを防ぐためには、日頃からの声かけやストレスを感じていないか、悩みを抱えていないかなど細かな点に注目しメンタルサポートをすることが重要です。
入社後1ヵ月間の重要性
新卒社員にとって、入社後の1ヵ月は新しいことの連続で刺激的な一方、精神的に不安定になりやすい時期です。
教育担当者や先輩の些細な言動にも敏感になり、知らぬ間に疲労が蓄積することもあります。
総務としては、慎重に見守り、適切なフォローをすることが大切です。
また、1ヵ月経つとゴールデンウィークを迎えます。
この時期、帰省や友人との再会で「会社の話」が出ることも。
友人の職場と比較し「自分の会社は大丈夫か？」と不安を感じることがあります。
そのため、入社1ヵ月の間は下記の2点を重点的に行いましょう。
日ごろから働きやすい環境を意識することで、比較されてもいまの職場は環境が良いと実感してもらえることが大切です。
これは新卒社員の定着について一番最初に重要視するポイントです。
会話がしやすい雰囲気作りを心掛ける
入社したばかりの新卒社員にとっては、会話が気軽にできる人が少ないです。
質問や気になる些細なことも気軽に話せないため、窮屈に感じてしまうこともあります。
これが、職場環境が良くないと感じてしまうこともあります。
そのため、どのような発言でもしやすい雰囲気作りを心がけましょう。
気軽に話が出来ることは、新卒社員にとって既存社員が思うよりもストレス軽減になります。
このような雰囲気を作ったうえで、実際の教育をすることで余計な不安やストレスをなくし、覚えるスピードも向上していきます。
社会人の基本を教育する
ビジネスマナーの教育
新卒社員は数か月前まで学生であったため、社会人として意識させるためにビジネスマナーには時間を多くとり丁寧に教えましょう。
大手企業では新卒を数十名規模で採用することがあり、教育担当部隊がまとめて行うケースがあります。
しかし、中小企業では数名の採用が多く、総務や担当者が教育係を兼任することがほとんどです。
教育期間は負担がかかりますが、長期的に見れば、教育の質が業務効率にもつながるため、計画的に進めましょう。
実務よりもビジネスマナーの徹底を優先する
実務は経験を積めば習得できますが、ビジネスマナーの欠如は第一印象に大きく影響します。
特にクライアント対応では、新卒時には知識やスキルよりも、基本的な礼儀や態度が好印象や信頼を得る要因となるため、まずはビジネスマナーの定着を優先しましょう。
就業規則は重要なポイントをしっかり伝える
入社後に就業規則をきちんと見返すときは意外にないです。
そのため、入社時のタイミングにしっかり時間を取り会社のルールをきちんと伝えます。
なぜ、入社時に伝えるかというと、既存社員にも就業規則を細かく把握していない社員が多いからです。
閲覧可能な状態であったとしても自分から確認をすることは少なく、しっかりと教えることができる時間がある入社時が良いタイミングです。
特に、日常的なルールは重要です。
例えば、有給取得のルールや欠勤扱いの判断基準、賃金規定などはしっかり理解しておく必要があります。
就業規則は交通ルールと同じ
運転免許を取得するとき「学科」と「実技」があります。
この学科はいわば「交通ルールの理解」であり、ルールを知ることで安全に運転ができるようになります。
同様に、会社におけるルール「就業規則」や「規定」をきちんと理解したうえで業務にあたらなければ、問題や不利を受けることも考えられます。
入社の段階で就業規則を正確に理解させましょう。
定期的に振り返る機会を設ける
入社から時間が経過した際に、振り返る機会を作ります。
社員教育は一度伝えて終わりになるケースが多く見られます。
これは、自身の実務面や精神面の成長や反省を省みるために行います。
また、いま行っていること、なぜしているのか、目的は何か、と意識して取り組むことで成長を促す効果もあります。
受け身にさせないように、自分から意識して前向きに取り組むよう指導していくことが大切です。
教育担当者は内容によって分ける
教育担当者は新卒社員の成長スピードに大きく関わるため、慎重に選定する必要があります。
そのため、教育担当者の選定は単に立場や社歴だけではなく教育面において適正を見極めることも重要です。
教育担当者の選定と役割
教育担当者の役目は単に業務や会社のルールを教えるだけではありません。
新卒の成長を促すことも重要な役割です。
教育する内容と担当者を明確にする
教育する内容によってきちんと人選をします。
新卒社員から質問があったときに即座に返答ができなければ、「大丈夫？」と思われるかもしれません。
例えば、総務担当者が専門外の分野（労務・人事・経理など）を無理に教えるのではなく、それぞれの専門分野の担当者が教育を分担することで、的確な指導ができるようにしましょう。
さらに、実務面でも社歴が若い社員が教育係になったときに、新卒社員からの質問に対して、毎回先輩社員へ聞いていては、信頼感や安心感がなくなります。そのため、教育する内容によって適任者をきちんと選定しましょう。
他の社員の間に入り仲介役になる
教育担当者は、新卒社員とのコミュニケーションをはかる機会が多くなります。
しかし、将来的には他の社員と関わることもあるため、教育期間であっても可能な限り新卒社員と周りの社員とのコミュニケーションをとる機会を意識して作りましょう。
これは、教育内容の範囲外でも構いません。
ランチや休憩時間を活用するなど、社員のさまざまな面を見せることも安心感に繋がります。
メンターとしての役割も担う
教育担当者は、教育期間中に新卒社員の学ぶ姿勢や日々の言動を把握できます。
加えて、日々の感情の変化にも気づきやすいため、疲れやストレスのサインを見逃さないようにしましょう。
入社当初は安心して話ができるのは教育担当者であるため、メンターとしての役割も重要な点と心得ましょう。
職場の人間関係を築くための工夫
新卒社員同士のつながりを強める
新卒社員を複数名採用している会社では、新卒同士の繋がりも意識しましょう。
既存社員と話をしていても、やはり一番近い感覚は同世代である同期の社員です。
普段は話さないような個人的なことも話合えるような関係性を築くことで、お互いにフォローし合い仕事に取り組む姿勢にも影響を与えます。
他部署との交流の場を設ける
配属されたひとつの部署内だけではなく、他部署とも交流ができる場を設けましょう。
これは、将来的に連携が必要な部署と円滑に作業が進むように、早い段階から良い関係性を築くことを意識します。
他部署からも可愛がられる新卒社員であれば、多くの社員から助けてもらいやすく、悩みや不安を取り除いてくれる助けにもなります。
歓迎会の注意点
新入社員の入社後に歓迎会を開く会社もあります。
しかし、歓迎会もその内容によっては新卒社員の会社への印象に影響を与えます。
昨今、会社のお酒が絡む行事についてシビアに見ている世代でもあるため、注意が必要です。
歓迎会の盛り上げ方
お酒の勢いに任せた盛り上げ方は控えましょう。
昨今、若い世代では会社のお酒の席でのトラブル、いわゆる「アルコールハラスメント」の意識も浸透しています。
そのため、無理なお酒の強要、酔いに任せた発言などは厳重に注意しましょう。
また、歓迎会での印象は、後の忘年会などのイベントへも影響を与えます。
悪い印象を与えてしまうと、次からは参加に躊躇してしまうことにもなるので、時代に合わせたお酒の席を心掛けることが必要です。
新卒社員の面倒は帰宅まできちんと見る
社会人になって初めてのお酒の席で、飲むペースが普段と違ったり、無理に飲んだりすることで、酔いつぶれてしまう社員がいるかもしれません。
学生の時に、お酒の席はあったとしても社会人としては初めてです。
社会人としてお店や周りの人に迷惑をかけないよう、上司や先輩社員が無事に帰宅できるまで付き合うことを忘れないようにしましょう。
新卒社員がどんな印象を持ったか確認する
歓迎会が終わり、翌出勤日に何気に感想を聞くことも大切です。
もし、ネガティブなイメージを持っていたならば、話を大きくせず会社での注意点として認識をするようにしましょう。
さらに、会社の飲み会に対する、率直な意見も聞けるため、休憩時間などに雑談程度に聞いておいても良いでしょう。
最後に
新卒社員がスムーズに会社へ馴染み、成長できる環境を整えることは、企業の未来にも直結します。
入社直後は期待と不安が入り混じる時期だからこそ、総務としてのサポートが重要です。
配属前後のフォローや他部署との交流の場づくり、適切な歓迎会の運営など、一つひとつの配慮が新卒社員の定着率やモチベーション向上につながります。
特に、最近の若手社員は「職場の雰囲気」や「心理的安全性」を重視する傾向が強いため、形式的な対応ではなく、一人ひとりに寄り添ったサポートが求められます。
新卒社員が安心して活躍できる職場環境を整え、組織全体の活性化へとつなげていきましょう。
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