総務の仕事をしていると、同じ職場でも、
と、周囲から信頼されている総務社員が必ずいます。
一方で、同じように働いていても、なかなか頼られない…と感じる人もいるかもしれません。
では、「頼れる総務」と「そうでない総務」は、いったい何が違うのでしょうか。
実は、頼られる総務には共通する「4つの特徴」があります。
それは、特別なスキルではなく、日々の小さな行動や言葉の積み重ねです。
本記事では、周囲から信頼される「頼れる総務」が自然に実践している4つの習慣を、具体例を交えて紹介します。
頼れる総務社員の４つの特徴
総務の仕事は幅広く、業務の大小を問わず、会社全体を支える重要な役割です。
その中でも、周囲から「この人に任せれば安心」と信頼を寄せられる頼れる総務には、いくつかの共通点があります。
私がこれまで多くの総務社員と関わってきた中で感じた、信頼される総務に共通する4つの特徴は次のとおり。
どれも特別なスキルではありませんが、これらを自然に実践できる人ほど、社内で信頼される存在になっています。
ここからは、それぞれの特徴をもう少し具体的に見ていきましょう。
物事の背景を察する能力が高い
頼れる総務社員の大きな特徴のひとつが、「物事の背景を察する力」が高いことです。
つまり、言葉にされていない意図や事情をくみ取り、相手が本当に求めていることを理解できるタイプです。
いわゆる「1を聞いて10を理解する総務」ですね。
依頼者が細かく説明しなくても「自分のことをわかってくれている」と感じられると、そこに強い信頼関係が生まれます。
この「察する力」こそ、社内で「やっぱり総務は頼りになる」と言われる理由のひとつです。
とはいえ、すべての状況を完璧に理解することは不可能です。大切なのは、察する場面を増やすこと。
そうした瞬間を積み重ねるほど、相手の信頼感は確実に深まっていきます。
では、この「察する能力」はどのようにして身につけていけばいいのでしょうか。
多くの社員と会話をすることで察する力は磨かれる！
「察する力が高い人」をよく見ていると、日頃から周りの社員とよく話していることに気づきます。
会話の中で自然と、
といった情報を無意識に集めているのです。
もちろん、他部署の業務を細かく覚えておく必要はありません。
日常の中で、そうした断片的な情報を少しずつ拾っておくだけでも、察する力は確実にアップします。
たとえばこんな場面
ある総務社員は、普段から多くの社員と雑談を交わしています。
その中で「営業部のAさんは、画像や文字が多いプレゼン資料をよく作っている」という情報を知っていました。
ある日、Aさんの後輩であるBさんから、
という相談を受けます。ここでピンとくるのが「察する力」のある人。
（もしかして、このデータ化した文字をAさんのプレゼン資料に使うのかも？）
と背景を読み取り、こう提案します。
するとBさんは嬉しそうに、「そうです！Aさんに頼まれていて、画像も取り込めたらすごく助かります！」と答えました。
このように、ちょっとした気づきや提案をすることで「この人、わかってくれてる！」という信頼感が生まれます。
察する力のある総務社員は、日頃の何気ない会話から得た情報をつなぎ合わせて相手の状況をイメージできる人です。
こうした小さな積み重ねが、いざというときに光る「察し力」につながります。
些細な気配りや配慮ができる
頼られる総務社員は、人の目が届かないところでもさりげない気配りを欠かしません。
それは決して大げさなことではなく、たとえば、手がふさがっている社員がドアを開けようとした瞬間、サッとドアを押さえてあげる。
ほんの数秒の動作ですが、こうした小さな気遣いの積み重ねが「助かるな」「ありがたいな」という感情を生み出します。
また、頼れる総務は「気づく力」にも優れています。
つまり、指示される前に動ける「先回りの配慮」ができる人です。
たとえばこんな場面、
どれも小さな行動ですが、社員の「助かった！」を確実に生みます。
その積み重ねが、「やっぱり総務がいると仕事がスムーズだな」という安心感につながるのです。
そして、この「気配り」と「察する力」は表裏一体。日頃から周囲の変化に敏感であるからこそ、自然に行動へ移せるのです。
気配り力を鍛えるには？
気配り上手な総務になる第一歩は、「周囲をよく観察すること」です。
オフィスを歩くときも、ただ目的地に向かうだけではなく、社員の表情や机の上の書類の量、ちょっとした雰囲気の変化に目を向けてみましょう。
「最近、営業部のCさんが忙しそうだな」と気づけたら、「何か手伝えることありますか？」と声をかけるだけでもOK。
その一言が、相手の気持ちを軽くし、信頼関係を築くきっかけになります。
こうした日々の小さな積み重ねこそ、「頼られる総務」への近道です。
大事なことは「気付いたら即行動」！
周囲を観察して気になることがあっても、行動しなければ意味がありません。
さらに、気付いているのに行動しなかったことでモヤモヤした経験、ありませんか？
例えば、オフィスにゴミが落ちているのを見つけたけど「あとで拾えばいいか」とスルーしたものの、後から「やっぱり拾っておけばよかった…」と少しモヤモヤしたこと。
気付いたときがベストタイミング。後回しにすると、「いまさら…」という気持ちが生まれて、行動のハードルが上がってしまいます。
だからこそ「気付いたら即行動！」意識してみてください。どんな小さなことでも、すぐに動ける人は信頼されます。
その姿勢が、周囲から「頼れるな」と思われる総務へとつながっていきます。
どのような依頼も率先して引き受ける
「頼れる総務」の特徴のひとつが、どんな依頼にもまずは前向きに受け止める姿勢を見せることです。
総務には、毎日のようにいろいろな依頼が舞い込んできます。
備品の手配、社内イベントの準備、そして中には、「それって総務の仕事なの？」と思うような相談まで。
そんなときに、
と一言添えるだけで、相手は安心し、信頼感を持ってくれます。
とはいえ、なんでもかんでも引き受けてしまうのは危険。総務の仕事量が一気に膨らみ、自分の業務が回らなくなることもあります。
かといって、「無理です」「できません」とストレートに断ると、「冷たく突き放された」と受け取られてしまうことも。
最悪の場合、「総務は手伝ってくれない」という評判が広まってしまうリスクもあります。
そこで役に立つのが、相手の気持ちを保ったまま断るための便利な言葉です。
相手を不快にさせない「便利な言葉」
では、どうしても難しい依頼を引き受けざるを得ないとき、どんな言い方をすればいいのでしょうか。
そんなときに役立つのが、この一言です。
たったこれだけで、相手の受け取る印象は大きく変わります。このフレーズには、実は3つのポイントが隠れています。
この一言を意識して使い続けると、周囲のあなたへの見方は確実に変わっていきます。
たとえ結果的に対応が難しかったとしても、
という評価につながるのです。
さらに、「無理かもしれませんが」という前置きを置くことで、自分へのプレッシャーを和らげる効果もあります。
気持ちに少し余裕を持ちながら、誠実に向き合える言葉なんですね。
引き受ける姿勢が信頼をつくる
すべての依頼に100％応えられるわけではありません。
それでも、「まずは話を聞いてみる」「できる範囲で対応してみる」という姿勢は、総務にとって非常に大切です。
こうした柔軟さや前向きさこそが、頼られる総務、信頼される総務への第一歩になります。
ただし、現場ではどこまで引き受けるかの線引きは簡単ではありません。
総務が「何でも屋」にならないように、工夫することも重要です。
【区分明瞭】総務が何でも屋にならないために！元総務部長が実践した雑務を押し付けられない工夫と実践術
いつも穏やかで前向きな表現を用いる
頼れる総務社員は、どんなに忙しくても穏やかさを保ち、周囲に安心感を与えます。
総務はさまざまな部署と関わる仕事が多いため、感情的な対応やネガティブな発言は、会社全体の雰囲気に影響を与えてしまいます。
だからこそ、
こうした態度や表現が、総務として周囲から信頼されるための重要な資質になります。
しかし、ときには仕事に追われ余裕がないときもあります。そんな総務が焦らないで落ち着いて過ごせるヒントはこちらの記事を。
【高下在心】焦るクセから脱却！仕事が多すぎる総務が急な業務にも焦らないための思考とは
ネガティブな言葉は「ひと呼吸」でポジティブに変換！
不満や愚痴を完全になくすのは難しいものです。忙しいときに無茶な依頼をされると、つい「またか…」と思ってしまうこともありますよね。
でも、そんなときこそ「ひと呼吸おく」のがポイントです。例えばこんな場面を考えてみましょう。
依頼者：「急ぎで、これ今日中にお願いできますか？」
総務の心の声：「（いやいや、もっと早く言ってよ…）」
こんなとき、すぐに返答すると心の声が漏れてしまい表情や口調に伝わりやすくなってしまいます。
一呼吸おいてまずは冷静に。大事なことは「受け止めること」「完全にできるといわないこと」です。
こうすることで、相手に安心感を与えながら、無理がある場合でもフォローする姿勢をしっかり見せることができます。
とはいえ、実際には忙しいときに冷静に返事をするのは意外と難しいものです。
まずは訓練だと思って、どんな状況でも返事の前にひと呼吸おくことを意識し、少しずつ慣れていきましょう。
適切な表現を使って印象アップ！
愚痴や不満を抑えるだけでなく、前向きで柔らかい表現を意識することで、より「頼れる総務」感がアップします。
例えば、よくある言い回しをちょっと変えてみるだけでも印象が変わります。
ポイントは、「断る」「無理」をそのまま伝えず、前向きで解決に向かう表現に変えることです。
穏やかで柔らかい対応は、社員からの相談や依頼のしやすさにもつながります。
「話しかけると気持ちがいい」「ちゃんと受け止めてくれる」と感じてもらえれば、自然と頼れる総務としてのポジションが確立していきます。
表現が苦手な人へのアドバイス
上記のような表現が苦手な方もいると思います。
そうした方は、まずは普段の行動を少し変えることから始めてみましょう。
例えば、相手が無意識に求めていることに気づいた場合、それを言葉にして伝えてみることです。
と感じることがあれば、実際にその内容を口に出してみましょう。
うまく相手に伝われば、逆に「そうなんです！」と返ってくることも多く、あなたに対する印象も大きく変わります。
また、普段から他の社員や物などに興味を持つことも大切ですね。
こうした普段と違う視点で物事を見ることで、疑問が生まれ、それが「気付き」につながります。
些細なことに気づき、行動に移すことができれば、周囲からの信頼が深まり、最終的にはあなたの総務としての評価にもつながるはずです。
最後に
もちろん、基本的な法務・労務などの知識や迅速な対応力が大前提ですが、本記事では人としての信頼感を高めるソフトスキルに焦点を当てて紹介しました。
これらの特徴を実践することで、総務職としての信頼感を高め、職場での人間関係をより良いものにしていくことができます。
また、頼れる総務の存在は、サポート役としての力も発揮するため、他部署の社員は本業へ集中できることもメリットですね。
それが、会社の生産性の向上にもなり、より強い組織になることでしょう。
いずれの特徴も、決して一朝一夕に身につくものではなく、日々の行動や意識の積み重ねによって徐々に築かれるものです。
今後、より協調性と信頼性を高めたいと考える方にとって、少しでも参考となれば幸いです。
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