総務はときどき、他部署から「偉そう」と思われることがあります。
私自身も営業をしていた時に、正直、そのように感じたこともありました。
しかし、実際に総務職に就いてみると、偉そうと感じられるいろんな事情があると気付きました。
そこで、本記事では総務と営業（他部署）の双方を経験した私の見解も含めて、
何が「偉そう」と感じさせるのか、またそれらの誤解について解説します。
総務って偉そうよねと感じるポイント
まずは、他部署から見た総務の「偉そう」と感じるポイントからみていきます。
私自身、営業職をしていた時期に、実際の総務とのやり取りのなかで「偉そう」と感じたことは、正直、何度かありました。
そうした実体験を基に「総務は偉そう」と感じるポイントを紹介していきたいと思います。
主張と要望ばっかり
総務はいつも会議での発言や社内通達などで、要望が多い。そう感じるときがあります。
その発言や文章からは「総務目線」が色濃く、主張が強く感じられ現場を無視しているような印象を受けます。
要望の内容も「細かすぎる」「融通が利かない」と思うことも多いですね。
特に、規定や手続きが絡むものは、
など、しつこく言われることに「口うるさい」と感じてしまいます。
他部署は総務の部下ではない！
主張や要望が多くなると、他部署の社員は、
と、感じることもあります。
会社のルールや規則を守ることもわかりますがまるで経営者になったかのような印象を与えることも。
現場では時間に追われて仕事をしている社員もいます。
そんなときに、総務からの態度が悪いと「総務はそんなに偉いのか」と感じる社員も現れてしまいますね。
イラっとする態度や口調
普段の業務のなかには、現場側で些細なミスをすることもあります。
例えば、提出書類の不備や使用フォーマットの違いなどです。
そんなとき、総務からの一言、
素っ気ない態度と冷たい口調にイラっとした人も多いのでは。
悪気があってミスをするわけではないのに、少し言い方を工夫して欲しいと感じますね。
相手への意外な印象：「…してください」、はイラっとさせる？
総務は他部署へ依頼をするとき「〇〇してください」と伝えることは日常的によくあります。
実はこの言葉、受け手にはどこか冷たい印象をうけ場合によっては「きつい口調」と感じるときもあります。
特に内線を介して声だけで伝える場合は、より強く感じます。
業務が立て込むとこの言葉を使うケースが増えるため次第に「偉そうだなぁ…」という印象を持ち続けることになります。
何様？いつも上から目線
現場社員は、「総務は会社側の人間」と感じている人も少なくないのではないでしょうか。
そうした意識が、総務の発言がいわば「経営者目線」と感じます。
特に、改善提案や業務指導が一方的に聞こえ、どこか「上から目線で偉そうだなぁ…」と感じますね。
これが、きつい口調になると「命令されている」ように聞こえることもあります。
実はそんなつもりはない総務の事情
総務の人には厳しく聞こえたかもしれません。
ここからは、私自身が営業職を経験した後に、総務の仕事に就いて感じた他部署から偉そうと感じられる誤解について紹介していきます。
総務視点に全振りして、総務の実態や偉そうと思われる背景について挙げていきます。
「それが仕事」という業務の性質
総務は、会社のルールを守る役割や管理の責任を負っています。
そのため、細かい部分にも注意を払い全体の調整を行う必要がありますね。
この姿勢が、時に「偉そう」「厳しすぎる」と誤解される原因になります。
特に、
例外を作ると規律が維持できなくなり、社員間の「不平等」も生んでしまうからです。
そうした、一見「細かい」「融通が利かない」と受け取られがちなことも実は総務の役目を果たしているといえます。
このように、仕事の性質から誤解を受けることも実際に起こってしまいますね。
例外を作ると作業も管理も効率ダウン
例えば、提出物についてある社員から「空欄箇所は総務で埋めといて」などの要望を聞いてしまうと、その社員はその後の提出物も未完成のまま出し続けるかもしれません。
さらに、社員間で
などの話が現場で広まると総務の作業が一気に増えてしまいます。
フォーマットも同様で全員同じ仕様を使わないと必ず「漏れ」が生まれ「ミス」に繋がります。
こうした作業や管理は決まった仕様で機械的に行う方が効率が良いため、例外は極力作らない意識が強いですね。
書類を揃えて提出するまでが総務の仕事なんです！
総務の業務には会議で必要な書類をまとめたり、補助金、助成金関連や税金関連など国や市へ書類を提出するものもあります。
これらは期限が決まっており、どうしても気持ちがピリピリしてしまいます。
しかも、書類が揃わないことの指摘が該当社員ではなく書類を揃え提出する総務に叱責がくることもあります。
そのため、期限があるものの対応や依頼は口調がきつくなる傾向がありますね。
そのような事情も汲んで、期限はきちんと守るなど、お互いに嫌な思いをしないで済む仕事がしたいですね。
社長のイライラが感じられる恐怖
総務は経営層からの指示を受け、会社全体の方針を現場に伝える役割も担っています。
そのため、社長や管理職の雰囲気も感じやすく、その雰囲気のまま伝えざるを得ない場合もあります。
このとき、他部署には「総務が命令している」と感じられることもありますね。
たとえばこんな状況
社長が営業部の進捗表をはやく確認したい。
でも、現場からなかなか全て提出されない。
はやく進捗表を確認したい社長がだんだんイライラしだした。
総務に「はやく提出するように現場に確認を」と指示をだした。
こんなとき、総務は現場に気さくには伝えられません！
実際には板挟みの立場であることが多いのですが、その事情はなかなか伝わりません。
この点を指摘されると「私が言っているのではないのに…」と、さらにつらい板挟み状態になります。
なぜ、総務がそのようなことを言っているのか、背景も少し覗いてもらえたらきっと総務も救われます。
そんな総務の「見えないつらさ」についても別の記事で紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
【総務の現実】きつい・つらい総務の立場とリアルなストレスを乗り越える心構えとは
誤解を招く組織としての落とし穴
ここまで、総務の視点で「偉そう」と思われる「誤解」について説明してきました。
実は仕事の性質とは無関係に、他部署に「偉そう」と感じられているケースがあります。
そこには、組織の構造上、そのような状況になっていることがあるので、少し触れていこうと思います。
管理者の気質による影響
社長が変わって会社の空気が変わった、支店長が変わって現場が明るくなった、そのような経験をされたことはありませんか。
この状況は、いわば、ある単位のトップが変わることで雰囲気が変わることを意味しています。
つまり、総務部の部長、総務課の課長の気質によって、部署の雰囲気を左右するということです。
たとえば、
その影響は自然と部下にも広がってしまいます。
さらに、イチ総務社員の行動や言動に問題がある場合、管理者がきちんと指導しているか、管理できているかも重要です。
そうした管理者である部長や課長の気質によって、他部署との関係性が良くもなり悪くもなります。
部署の一人歩きと孤立
総務部が、他部署と積極的に接点を持たず部署に閉じこもってしまうケースです。
コミュニケーション不足になると、お互いの理解も希薄になり誤解を生みやすくなります。
こうした雰囲気は、部署内の社員へも広がり素っ気ない対応や機械的な会話で済ませることも起きてしまいます。
このケースは時間が経てば経つほど改善や修復が難しくなることも問題です。
誤解を生まないための小さな工夫
ここまで、総務と他部署それぞれの立場から関係性の課題を見てきました。
ここからは、実際のエピソードも交えながら誤解を生まないためのちょっとした工夫を紹介していきます。
話をする前に一呼吸
忙しいときや業務が立て込んでいるときは、つい厳しい口調になってしまいがちです。
しかも、本人にはその自覚がないことが多いものです。
そんなときこそ、会話を始める前に一呼吸置いて気持ちを整えることが大切ですね。
この心構えひとつで相手に与える印象は大きく変わってきます。
セカセカと作業をしているときほど要注意です。
冷静に対応できないときほど注意！
思わぬヒトコトで関係が悪くなることも
忙しいときについきつい口調になってしまうと、相手に悪い印象を与えてしまうかもしれません。
そんなとき、きつい口調で話をしてしまうと関係がこじれてしまうかもしれません。
こうした些細なことがきっかけになることも考えられるため、忙しいときほど冷静になる工夫も大切ですね。
そんな、急な仕事の依頼やキャパオーバーしているときでも焦らないための考え方を紹介している記事もありますので、ぜひ読んでみてください。
【高下在心】焦るクセから脱却！仕事が多すぎる総務が急な業務にも焦らないための思考とは
適度な距離感を保つ
他部署とのコミュニケーションでは、必要以上に干渉せず、程よい距離感を保つことが大切です。
頻繁に物事に首を突っ込むと「また総務が入ってくるの？」と拒絶反応を起こしてしまいます。
あくまでサポートをする立場を取り、協力要請や依頼があったときに対応するようにしましょう。
必要な指示や依頼を伝える際も、相手の状況や立場を尊重しつつ丁寧な姿勢を心掛けましょう。
フロントマンを支える
全ての場面で総務が前面に立つのではなく、各部署のリーダーやキーマンを通じて調整を行うことで、指示が柔らかく伝わることがありますね。
特に営業部門や現場は「自分たちが会社の売上を作っている」という強い自負があります。
そこへ間接部門の総務がストレートに介入すると、反発を招くことも。
そんなときこそ、総務は裏方に徹し、フロントマンを支える側に回ることで、無用な摩擦を避けつつ良い関係を築くことができます。
実際にあった職場エピソード
営業マンがメイン、総務はサポートを徹底する職場
実際に私が営業職で在籍していた会社の方針エピソードを紹介します。
社長が直接社員へ話す機会も多く社長直々に
と全社員に伝えていました。
また「総務は営業マンが業務に集中できるようにサポートする役目」と公言していました。
一見、きつい言葉に聞こえますが、これが社内での役割が明確になり衝突することが全くなかったのです。
むしろ、営業マンは総務の日々のサポートに感謝することが多かったですね。
この発言の意図は「立場の優劣」ではなく「会社を成長させることに各自が何をするべきか」を伝えていたこと。
社員もそれぞれのやるべき業務に集中でき、目的がはっきりしていた点が多きかったように思います。
裏方でフロントマンを支える、そんな総務の仕事もやりがいを感じるポイント。
そんな「やりがい」についての記事もありますので、ぜひ立ち寄ってみてください。
【暗中模索】やりがいがない？と思われがちな総務の「本当の魅力」とは
機械的にならないように
規則や手続きを重視することは大切ですが、状況に応じた柔軟な対応も必要です。
相手の事情を考慮し、単なるルールの押し付けにならないよう、時には人間味のある対応も大切です。
すべての会話が「規則だから」や「ルールだから」と割り切ると冷たい印象を与え、結果として「偉そう」と誤解を生んでしまいます。
状況に応じて共感や配慮を持った対応を心掛けましょう。
まとめ
良い関係を築くために
総務は会社を支える重要な役割ですが、あくまでも「縁の下の力持ち」です。
他部署との関係を円滑に保つためには、適切な距離感や柔軟性を持ちつつ、サポート役としての姿勢を大切にすることが求められます。
また、サポート役としての姿勢を大切にしながら、時には意見を伝えるバランスも重要です。
総務の仕事がなければ、営業社員や現場社員の負担は膨大なものになり、とても本業に集中することはできません。
総務が裏方業務に徹し、お互いの役割をきちんと認識すれば自然と良い関係になっていくでしょう。
お互いの役目や立場の尊重
部署により担う業務の性質が異なります。
ときには「自分の部署の方が忙しい」と他部署と比べてしまうこともあります。
しかし、業務の性質が違う以上、どの部署でも業務が上手くいかなかったり、難しいものもあります。
どの部署にもそれぞれの役割があり、抱えるストレスやプレッシャーの「質」が違うだけです。
現場はタレント、総務はマネージャー？
営業部や現場担当者と総務の関係性は「タレント」と「マネージャー」で例えることが出来そうです。
タレントが表舞台で活躍できるのは、マネージャーが管理をしっかりしているため。
逆にマネージャーの存在意義は、タレントが活躍することで生まれます。
それぞれの立場を尊重し謙虚に振る舞うことが良い関係を築く大事なポイントです。
お互いの立場や苦労を理解し合うことが、信頼関係を築く第一歩です。
お互いを比べるのではなく、質や種類は違えど悩みや苦労を抱えていると知り、役目や立場を尊重する姿勢が良い関係性を築く一助になると思います。
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