総務は、他部署とのやり取りがとても多いポジションです。
ときには、社員との関係性に悩んだり、余計なストレスを感じることもあります。
こんな経験、ありませんか？
総務の仕事では、立場が低いと感じたときでも、スムーズに仕事を進めるための関係性を保つことが大切です。
本記事では、元総務部長の立場から、他部署との関係づくりで意識してきたポイントをお伝えします。
こうした悩みを持つ総務の方に向けて、すぐに実践できる考え方や行動のヒントをまとめました。
ぜひ、あなたの職場で照らし合わせながら読んでみてください。
低い立場を仕事にうまく利用する
「総務の立場が低い」「総務は舐められている」そんな言葉を耳にすることがあります。
確かに、そう感じる場面は少なくありません。理不尽に思うこともあるでしょう。
もちろん、すべての会社がそうとは限りません。しかし、現実的に“そう見られやすい職場”が多いのも事実です。
ここで大切なのは、まずその状況を冷静に区別して捉えることです。
立場が低いという言葉の「裏側」にあるもの
「立場が低い」と感じる背景には、いくつかのパターンがあります。
こうした価値観は、会社ごとの文化や人間関係に大きく左右されます。
ただし、一見マイナスに見えるこの立場を「上手く使う」ことも可能なのです。
「感情」ではなく「目的」で考える
総務の仕事で本当に困るのは、誰かに舐められることでも、立場が低く見られることでもありません。
一番の問題は、「期限内に仕事が終わらないこと」。
例えば、他部署から資料を回収しなければならないとき「どう思われているか」気にしている余裕なんてありませんよね。
頭の中は「どうやって期限までに集めるか」でいっぱいのはず。
つまり、“立場が低い”という感情は、実は仕事とは関係のないもの。
感情ではなく、目的を「期限内に業務を終えること」に集中すれば、無駄なストレスはぐっと減ります。
立場を「上手く使う」
目的達成のために、あえて“下手に出る”のも立派な戦略です。
少し“可哀そうな総務”を演じるだけで、相手の心のハードルは一気に下がります。
立場が上だと思っている他部署の社員はきっとこう思うはず。
「可哀そうに。そこまで言うなら、ちょっと助けてあげるか」と。
そうやって、立場を利用して協力を引き出す。それも、総務の立派なスキルです。
「卑屈」ではなく「柔軟」。そう切り替えられた瞬間、“低い立場”がむしろ自分の武器になることを実感できるはずです。
ちょっとした“ひと言”で印象は変わる
総務の仕事では、最初の一言で印象が決まります。
同じ依頼でも、言い方を少し変えるだけで相手の反応がまるで違うことがあります。
たとえば、
「〇〇の資料を出してください」ではなく、
「〇〇の件、いつも助かってます。今回もお願いできますか？」
たったそれだけで、相手は“命令”ではなく“お願い”として受け止めます。
総務の依頼は事務的になりがちですが、ほんの一言添えるだけで空気は変わります。
ちょっとした言葉の工夫が、他部署との距離を“ちょうど良く”保つコツです。
他部署と摩擦を起こさないための立ち回り
ここまで、他部署が感じる総務の立場を前提にお伝えしてきました。
しかし、そもそも部署間の関係性が良好であれば、こんなに気を遣う必要はありません。
最後に、他部署と総務の良好な関係を築くための、注意点や立ち回りについてお伝えします。
他部署に余計な首を突っ込まない
会社組織には、直接売上を上げる部署、例えば営業部や開発部があります。
総務はその中でも、間接的に売上に貢献する立場です。
営業部や開発部は、「会社に直接貢献している」と少なからず自負しているもの。
そこに、間接業務が多い総務が割って入ると良い気はしません。
例えば、会議で営業部が提案をしているとき、総務が割って入り提案をする。
そんな状況があれば、まず煙たがられるでしょう。これは、他部署の仕事領域に踏み込んでいる証拠です。
会社内の調整役である総務であっても、その領域は尊重し守る必要があります。
踏み込みすぎると、「総務は偉そう」「総務は調子に乗っている」と思われるリスクがあります。
関係性は徐々に悪化し、「話しにくい部署」になってしまう原因になります。
関連記事：【表裏一体】総務は偉そう？他部署から見る総務の見え方と偉そうと感じてしまう理由あとで読む総務からの発言や提案は工夫次第で伝えやすくなる
こうした他部署との関係を悪化させないことも、余計な気を遣わずに仕事を進められる職場環境を守るために重要なポイントです。
例えば、総務からの発言や提案のタイミングを工夫することも効果的。
発言のタイミングを選ぶ
会議中は、営業部や開発部が議論を終えた後にフォロー的に発言する。
例：「〇〇の件について、事務手続きでこちらから協力できることがあります」
資料や依頼は“事前確認”で調整
必要な情報を集める場合、会議中に割り込まず事前にメールやチャットで確認。
例：「〇〇部の皆さん、〇日までに△の資料をご提供いただけますか？」
提案は“後押し”の立場で
総務から新しい仕組みや改善案を提案するときは、「サポート」として言う。
例：「業務がスムーズになるように、こんな手順にしてみるのはどうでしょうか？」
これらを意識するだけで、総務の立場を損なわずに、他部署と良好な関係を保ちながら仕事を進められます。
まとめ｜総務の立場を活かして仕事をスムーズに
総務の仕事は、他部署との関係性の中でストレスを感じることもあります。
しかし、「立場が低い」と感じる状況を上手く活かすことで、仕事は驚くほどスムーズに進みます。
感情に左右されず、目的を意識して行動する。それが、総務が他部署から信頼される最大のコツです。
まずは今日から、「立場を活かす」「踏み込みすぎない」「小さな信頼を積む」の3つを意識してみてください。
少しずつでも実践することで、他部署との関係性は確実に変わり、総務としての働きやすさを実感できるはずです。
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